Tout au long de mon parcours académique et professionnel, une chose est restée mon allié constant : Google Docs. Non seulement il est très utile d’avoir tous vos documents disponibles, où que vous soyez, mais le logiciel lui-même est étonnamment polyvalent et complexe. Je n’ai jamais rencontré quelque chose que je ne pouvais pas faire avec Google Docs, de la signature d’un contrat à la collaboration transparente avec d’énormes groupes de collaborateurs. Il existe cependant d’autres hacks plus petits pour l’outil que vous ne connaissez peut-être même pas. Ses applications professionnelles sont nombreuses, mais concentrons-nous sur ce que Google Docs peut faire pour les étudiants, en particulier.
Hacks Google Docs pour les essais et les notes
Une grande partie du travail scolaire est centrée sur l’écriture, des essais aux mémos en passant par les notes, alors voici les astuces qui vous seront les plus utiles lorsque vous êtes dans la zone sur un papier :
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Modifiez facilement la mise en forme des majuscules de tout élément du document en le mettant en surbrillance et en choisissant « Format », puis « Texte ». Au bas du menu, vous verrez « Majuscule » et le survol vous propose trois options : « minuscules », « MAJUSCULES » et « Caisse du titre ». Lorsque vous tapez accidentellement en majuscules ou que vous devez créer un titre mais que vous ne voulez pas réécrire ce que vous avez déjà, il s’agit d’une solution rapide peu connue qui vous fera gagner beaucoup de temps.
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Facilitez grandement la prise de notes en classe en sélectionnant « Saisie vocale » dans le menu « Outils ». Une fois que vous avez cliqué sur la petite icône de microphone qui apparaît, tout ce que le micro de votre ordinateur capture sera mis dans le document. Ce ne sera pas parfaitmais il sera modifiable, vous pourrez donc simplement le laisser noter tout ce que dit votre professeur, puis le réviser plus tard pour les notes qui correspondent à votre cours.
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Vérifiez un dictionnaire dans le document en allant dans « Outils » dans le menu supérieur, puis en cliquant sur « Dictionnaire ». Vous pouvez même mettre en surbrillance un mot dans le document et appuyer sur Commande + Maj + Y pour le rechercher immédiatement. Le dictionnaire apparaît dans la barre latérale de l’écran, vous n’avez donc pas besoin de quitter le document pour rechercher votre mot sur Google. Mieux encore, le bas du panneau affiche des synonymes que vous pouvez échanger dans votre document pour améliorer votre vocabulaire, ce qui est utile lorsque vous rédigez un essai. (Autre conseil de dictionnaire : ajoutez des termes techniques à votre « dictionnaire personnel » afin que le correcteur orthographique arrête de les signaler en cliquant avec le bouton droit sur le mot et en l’ajoutant. Cela fonctionne également très bien pour ceux d’entre nous qui ont des noms de famille étranges.)
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Recherchez et remplacez du texte dans Google Docs en appuyant sur Commande + F. La barre de recherche habituelle apparaîtra en haut à droite de la fenêtre, mais si vous cliquez sur le menu à trois points, vous aurez la possibilité non seulement de « Rechercher », mais « Remplacer ». Si vous avez mal orthographié le nom de quelqu’un à maintes reprises tout au long d’un essai ou si vous avez utilisé un mot trop souvent, vous pouvez le remplacer rapidement. Vous avez même la possibilité de faire un « Remplacer tout » complet ou de basculer d’une instance à l’autre et de décider si vous souhaitez seulement en remplacer quelques-unes.
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Insérez une table des matières à partir du menu « Insérer » si vous avez besoin de garder un long document organisé. Cela ne fonctionne que si vous formatez les titres de vos sections en les mettant en surbrillance, en sélectionnant le bouton « Format » dans le menu, en survolant « Styles de paragraphe », puis en sélectionnant une option d’en-tête, mais cela crée une superbe table des matières qui se met automatiquement à jour. Si les informations que vous aviez sur la page deux se retrouvent sur la page trois après avoir inséré un paragraphe de texte au-dessus, la table des matières se mettra à jour d’elle-même, vous n’aurez donc pas à le faire manuellement. Vous pouvez également cliquer sur les en-têtes de la table des matières pour accéder rapidement à cette section du document.
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Recherchez les anciennes versions de votre document en cliquant sur « Historique des versions » dans le menu « Fichier ». Je ne le savais pas depuis longtemps et je pensais que depuis que Google Docs se mettait à jour automatiquement, toutes les révisions que j’apportais étaient permanentes. Ce n’est pas le cas ! J’écris ceci dans Google Docs en ce moment et le logiciel a enregistré deux versions différentes au cours des 45 minutes que j’y ai passées.
Google Docs hacks pour tout le reste
Vous pouvez (et vous le faites certainement) utiliser Google Docs pour bien plus que simplement rédiger des essais. Voici quelques-unes des choses les plus pratiques que j’ai pu faire avec Google Docs, qui nécessitent généralement plusieurs programmes lors de l’utilisation d’autres logiciels.
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Transformez vos PDF en documents texte modifiables en les téléchargeant sur votre Google Drive, puis en cliquant sur « Google Docs » dans le menu « Ouvrir avec… ». Je ne savais pas que c’était possible jusqu’à il y a quelques mois, lorsque mon abonnement Adobe a expiré et que je refusais par principe de payer à nouveau, car je n’avais en réalité besoin de modifier qu’un seul document. Là peut Il y aura des problèmes de formatage lors de cette opération, mais pour la plupart, j’ai constaté que Google Docs transforme de manière transparente le PDF en texte modifiable, ce qui facilite les modifications avant de l’enregistrer, à nouveau, au format PDF.
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Signez vos documents en ajoutant un « gribouillage » dans Google Docs. Je trouve les extensions pour Word trop compliquées et les éditeurs de documents en ligne trop chers, donc avant de réaliser que vous pouviez le faire gratuitement dans Google Docs, j’imprimais tous mes documents signables, je les signais avec un stylo et je les téléchargeais. des photos d’eux partout où ils devaient aller. Humiliant. Pour vous connecter dans Google Docs, accédez à « Insérer », puis « Dessin », puis « Nouveau ». Une boîte apparaîtra dans laquelle vous pourrez dessiner. Accédez simplement à l’option de menu qui dit « Sélectionner une ligne » et appuyez sur « Griffonner ». Maintenant, griffonnez votre signature dans la case, cliquez sur Enregistrer et vous pourrez l’insérer directement dans le document. Encore une fois, c’est gratuit.
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Ajoutez des « tâches » dans le texte pour rester sur la bonne voie. Ceci est utile si vous travaillez en collaboration avec un groupe ou si vous avez simplement besoin d’accomplir une tâche importante sur un calendrier particulier. En tapant @task dans le document, vous ouvrirez une boîte de dialogue qui vous permettra de nommer la tâche, de la déléguer à quelqu’un (même vous-même) et de définir une date à laquelle elle doit être terminée, afin que vous receviez des rappels. . Il est utile de mettre une page vierge au début ou à la fin de votre document complet et d’y ajouter toutes les tâches. Google Docs place également une petite case à cocher à côté de toutes les tâches, afin que vous puissiez les cocher au fur et à mesure.