De nombreuses techniques de productivité et astuces organisationnelles prétendent rendre le travail plus facile et plus efficace, et elles le peuvent réellement, même si vous devez trouver celle qui vous convient. Quelques méthodes originaires du Japon se sont révélées particulièrement populaires (pensez à la méthode de planification Kanban approuvée par Toyota), dont l’une de mes préférées : le kaizen.
L’homme qui a introduit la philosophie dominante, Masaaki Imai, est décédé il y a deux ans, mais a laissé derrière lui un héritage de productivité et d’efficacité dont nous pouvons tous tirer des leçons, car cette technique vous aide non seulement à faire plus, mais vous aide à tout faire mieux.
Qu’est-ce que le Kaizen ?
En japonais, « kaizen » se traduit essentiellement par « amélioration », et c’est l’objectif au cœur de la méthode elle-même, qui encourage les individus à tous les niveaux d’une organisation à travailler ensemble pour améliorer continuellement tout ce qui concerne une entreprise. Selon l’idée, lorsque tout le monde, du patron au stagiaire, participera au plan, l’endroit sera tout simplement plus efficace et tout s’améliorera toujours. Cela se fait grâce à la normalisation et à la mise en œuvre de processus uniformes.
Le système de production de Toyota en est un bon exemple : si un problème ou une anomalie est détecté par un travailleur dans une usine, il arrête la chaîne de production et les employés et les superviseurs travaillent ensemble pour résoudre le problème. Comme le dit Toyota, cela « humanise le lieu de travail » et la normalisation impliquée permet à chaque individu de la structure organisationnelle d’apporter des changements significatifs. Tout cela fait partie d’un système appelé Plan, Do, Check, Act (généralement connu sous le nom de PDCA), qui fonctionne parfaitement dans un cadre Kaizen.
Le cycle PDCA se répète, ce qui signifie qu’une fois que vous avez planifié, vous continuez à faire, vérifier, agir et planifier à nouveau, en tenant compte de vos résultats, de sorte que vous vous améliorez toujours. (Si vous êtes familier avec un examen après action, qui vous demande de revoir ce que vous avez mal fait et ce que vous avez bien fait, puis utilisez ces informations pour planifier comment vous vous améliorerez à l’avenir, c’est un cadre utile pour comprendre le PDCA.) Et pendant que vous faites tout cela, vous devez garder les principes kaizen eux-mêmes à l’esprit.
Comment fonctionne le Kaizen ?
En plus d’intégrer le PDCA, le kaizen possède son propre ensemble de cinq principes fondamentaux :
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Connaissez votre client : Répondez à vos clients et prenez soin d’identifier leurs besoins et leurs intérêts, ainsi que la manière dont vous pouvez les servir, quel que soit votre niveau. Même un caissier qui traite avec un seul client à la fois peut avoir un impact positif important en s’assurant que chacun reçoit une attention particulière. Un PDG qui ne traite jamais directement avec un client peut répondre à ses besoins en basant les décisions de l’entreprise sur les données et les commentaires des acheteurs. Bref, tout le monde peut connaître le client et mieux le servir. Vous pouvez penser de manière large ici : peut-être que vous n’avez pas de « client » en soi, mais votre travail peut quand même vous obliger à penser à la personne avec qui vous faites ce travail. pour. Supposons que vous souhaitiez utiliser le Kaizen pour nettoyer votre maison avant que votre mère n’y arrive pour un séjour d’une semaine. Votre mère est la « cliente » que vous devez impressionner
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Laissez-le couler : Éliminez le gaspillage, à la fois physique et théorique, c’est-à-dire ne prenez pas de mesures inutiles, n’encombrez pas l’espace et soyez direct dans ce que vous devez faire. Peu importe le sujet sur lequel vous travaillez ou le nombre de personnes avec lesquelles vous travaillez, c’est là que le kanban peut être un complément utile, car il vous oblige à réfléchir à vos étapes d’action lorsque vous cherchez à atteindre un objectif. Une fois que vous avez identifié ce qui doit être fait et quand, réfléchissez à la manière dont vous pouvez réduire chaque tâche à ses éléments les plus importants et les plus exploitables.
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Aller à Gemba : Gemba est le terme japonais signifiant « lieu réel ». Cela signifie que vous devez toujours être déterminé et direct pour arriver là où vous devez être, ce qui est probablement le lieu où l’action se déroule. Ne déléguez pas ce que vous n’êtes pas obligé, n’attendez rien et ne restez pas à l’écart.
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Autonomisez les gens : Encouragez les personnes de votre organisation, que vous soyez leur supérieur ou vos pairs, et assurez-vous que tout le monde est aligné sur les objectifs communs de l’entreprise et sur la progression. Si vous suivez une version modifiée de Kaizen pour un projet personnel, vous pouvez toujours franchir cette étape non seulement en vous donnant des discours d’encouragement positifs, mais en vous assurant d’avoir tout ce dont vous avez besoin avant de vous lancer. Si vous travaillez sur ce projet de ménage, assurez-vous d’avoir tous les bons outils et de prendre suffisamment de pauses pour ne pas vous épuiser, par exemple.
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Soyez transparent : Démontrez votre productivité avec des données et des résultats concrets et assurez-vous que tout le monde est toujours au courant des processus, des développements et des objectifs. Il existe de nombreuses façons de procéder, même si vous travaillez seul. Personnellement, j’aime prendre des photos avant et après lorsque je démarre et termine un projet, car voir un produit fini me motive.
La mise en œuvre de ces cinq éléments dans un environnement de travail, selon les adeptes du kaizen, est la clé pour débloquer une culture d’amélioration continue. Si vous souhaitez en savoir plus, il existe des dizaines de livres sur la méthodologie, mais vous devriez commencer par l’original : celui de Masaaki Imai. Kaizen : la clé du succès compétitif du Japon.
