Six façons d’utiliser l’IA pour mieux gérer votre courrier électronique

Devriez-vous confier tout votre travail de messagerie à des robots ?

La technologie semble progresser à une vitesse fulgurante, mais d’une manière ou d’une autre, nous communiquons tous encore souvent comme si nous étions en 1994 : le courrier électronique est toujours utilisé à la fois pour un usage personnel et professionnel, et il ne disparaîtra pas de si tôt. Bien que vous ne puissiez pas changer les protocoles de communication de la société, ce que vous pouvez changer, c’est votre approche du courrier électronique lui-même. Autrement dit, si vous le souhaitez, vous pouvez introduire un peu de technologie moderne, sous la forme d’outils d’intelligence artificielle, dans une norme de messagerie beaucoup plus ancienne.

La question de savoir si ces nouveaux outils d’IA sont particulièrement utiles pour la façon dont vous interagissez avec le courrier électronique est une question de préférence personnelle. Cependant, ces outils faire existent et les entreprises continueront à les construire et à les développer. Que vous souhaitiez améliorer vos compétences en communication de manière générale ou que vous recherchiez une assistance virtuelle pour enfin atteindre la boîte de réception zéro, considérez ces six façons d’utiliser l’IA avec votre courrier électronique.

Sur l’accès aux outils d’IA par courrier électronique

Il existe de nombreuses applications d’IA dédiées à tous types d’usages (rédaction d’e-mails ou autres), mais vous pouvez ignorer la grande majorité d’entre elles en toute sécurité. D’une part, ils veulent généralement votre argent : Help Scout, par exemple, a rassemblé une liste de différents assistants de messagerie IA, y compris le sien, qui vont de 4 $ à un énorme prix. 49 $ par utilisateur et par mois. (Leur propre programme coûte 40 $ par utilisateur et par mois, pour ce qu’il vaut.) C’est, de l’humble avis de cet sceptique de l’IA, absurde.

Au contraire, si vous souhaitez intégrer l’IA dans votre flux de travail de messagerie, je pense que vous feriez mieux de vous fier soit à des outils gratuits et accessibles, tels que le chatbot gratuit de Copilot, soit d’essayer les programmes intégrés aux applications et plates-formes de messagerie que vous utilisez déjà. . Pour ce dernier, je pense à des options comme Copilot de Microsoft avec Outlook, qui n’est pas bon marché non plus : son utilisation nécessite deux abonnements : Copilot Pro (20 $ par mois) et Microsoft 365 (6,99 $ par mois ou 69,99 $ par an). ).

L’une ou l’autre option peut vous y amener pour la plupart, mais ci-dessous, je couvrirai également une situation particulière dans laquelle vous devrez vous tourner vers une solution tierce payante.

Comment utiliser l’IA avec votre courrier électronique

Rédaction de vos messages

Si vous passez une grande partie de votre journée (ou peut-être la majorité) à rédiger des e-mails, vous pourriez vous sentir un peu épuisé au moment de rédiger ce dernier message avant l’heure de fermeture. L’une des « promesses » de l’IA est qu’elle peut gérer le travail à votre place. Dans ce cas, vous pouvez essayer de vous y fier pour rédiger vos e-mails en votre nom, afin de ne pas avoir à les saisir vous-même.

Bien entendu, vous n’avez pas besoin que l’IA s’exécute directement dans ou à côté de l’application de messagerie de votre choix pour ce faire. Vous pouvez toujours demander au chatbot de votre choix de rédiger un e-mail sur un sujet de votre choix, puis copier et coller les résultats dans votre e-mail.

Cependant, si vous êtes prêt à le faire, vous pouvez compter sur les outils intégrés pour faire de même. Copilot, par exemple, fonctionne directement dans Outlook, via la fonctionnalité Draft with Copilot. Vous tapez le type de message que vous souhaitez (ie Informer l’équipe que nous avons le feu vert sur le projet, avec une date limite à la fin du mois), et elle rédigera votre email.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, l’IA répond probablement également aux commentaires. Étant donné que l’IA est sujette aux erreurs, vous devrez peut-être apporter quelques corrections. L’IA de votre choix prend probablement en charge les révisions de leurs sorties. Si l’e-mail rédigé par l’IA ne fait pas tout à fait mouche, vous pouvez partager ce que vous aimeriez voir à la place et l’IA réécrira le message en conséquence. La manière dont les robots prendront en compte vos commentaires dépendra probablement de la façon dont ils sont conçus. Pour Copilot, par exemple, vous pouvez soit simplement envoyer une autre invite avec vos révisions, soit choisir l’option « Régénérer » qui donne une nouvelle chance au brouillon.

Relecture de vos écrits

La vérification orthographique vous a probablement sauvé la peau à plusieurs reprises. (Je sais que cela a sauvé le mien.) Mais même si la vérification orthographique est excellente pour détecter les mots mal orthographiés et que les vérifications grammaticales détectent également les problèmes de syntaxe, elles ne remplacent pas un éditeur externe qui peut jeter un regard objectif sur votre écriture dans son ensemble. et identifier les domaines qui nécessitent des améliorations.

Si vous n’avez pas de collègue disponible pour analyser votre brouillon d’e-mail, vous pouvez essayer d’utiliser un outil d’IA pour détecter les éléments que vous avez peut-être vous-même manqués. Disons que vous avez décidé d’écrire l’e-mail vous-même, mais que vous ne faites pas confiance à vos propres yeux pour le lire attentivement et détecter les erreurs ou les maladresses. Vous pouvez copier le texte de l’e-mail et le coller dans un chatbot, et demander au robot de relire votre écriture pour les fautes d’orthographe et de grammaire, ainsi que pour la clarté générale.

Une fois que le texte semble bon à vous et au bot, copiez-le et collez-le simplement dans votre application de messagerie et envoyez-le.

Bénéficier d’un coaching sur votre écriture

Au-delà de la simple relecture, Microsoft propose une fonctionnalité appelée « Coaching by Copilot » qui propose des conseils sur la manière d’améliorer vos compétences en rédaction d’e-mails. Cela peut être utile dans les cas où vous sentez que votre courrier électronique doit être envoyé, mais vous ne savez pas comment ni où.

Copilot offrira des conseils sur trois catégories clés : Tonifier (vous pourriez peut-être être un peu plus formel dans votre message à un client), Sentiment des lecteurs (il est peut-être possible de répondre aux préoccupations du destinataire plus que vous), et Clarté (donnez-vous suffisamment de détails dans votre réponse pour répondre aux questions du destinataire ?) Copilot proposera également des exemples spécifiques de choses que vous pourriez dire qui correspondent à ses conseils. Si vous aimez l’une des suggestions, vous pouvez les copier et les coller dans votre courrier électronique.

Coaching par e-mail avec Copilot

Changer le ton de vos messages

Les développeurs d’IA présentent depuis longtemps leurs technologies comme d’excellents outils pour réécrire vos brouillons sur un ton différent. Si votre première tentative d’envoi d’un e-mail est trop informelle, par exemple (peut-être parce que vous avez laissé passer des frustrations latentes, ou parce que vous êtes trop habitué à envoyer des messages à des amis plutôt qu’à des collègues), vous pouvez essayer de marquer un robot pour réécrire l’article avec un ton plus professionnel. Si votre écriture a tendance à être stoïque et guinchée, vous pouvez charger l’IA de la rendre plus amusante et plus légère, en fonction de la personne à qui vous envoyez l’e-mail.

Copilot dans Outlook, par exemple, propose ces outils dans un menu d’édition dans la fonction « Draft with Copilot ». Vous pouvez choisir entre « Direct », « Neutre », « Décontracté », « Formel » ou « En faire un poème ». (Les entreprises aiment souvent ajouter au moins un changement de ton « amusant » au mixage, que vous l’utilisiez réellement ou non.)

Utilisez cependant ces fonctionnalités avec prudence. L’écriture sur l’IA a ses bizarreries et ses tendances qui peuvent être évidentes pour quiconque y est attentif. Vous remarquerez peut-être un langage fleuri lorsque l’IA essaie de réécrire un message pour le rendre plus personnel, ou des choix de mots étranges lorsque vous rendez un message plus sérieux.

Résumer un long fil de discussion ou d’e-mail

Même si vous ne souhaitez pas utiliser l’IA pour un travail créatif, cela peut vous intéresser lorsque vous lisez de longs e-mails ou de longs fils de discussion. Si vous disposez de Copilot dans Outlook, par exemple, vous trouverez un nouveau bouton « Résumer » en haut de votre boîte de réception. En l’utilisant, l’IA analysera un e-mail ou un fil de discussion particulier et résumera les points clés pour vous. Copilot attachera également des numéros à des points forts spécifiques, afin que vous puissiez voir d’où dans l’e-mail ou le fil de discussion le bot a extrait ces informations.

Copilot résumant un fil de discussion par courrier électronique

Gérer votre boîte de réception

Étonnamment, la plupart des robots IA de messagerie traditionnels sont principalement conçus pour créer et résumer des e-mails, et n’offrent pas beaucoup de fonctionnalités pour gérer réellement votre boîte de réception. Ils ont tendance à donner la priorité à la génération de texte plutôt qu’à la gestion des messages.

J’imagine que cela va changer dans un avenir proche (je serais choqué si Microsoft n’investit pas dans des solutions de gestion de messagerie IA), mais d’ici là, vous devez vous tourner vers des options tierces si vous souhaitez profiter de ces fonctionnalités ici. et maintenant.

Une option qui semble intéressante est Sanebox, une extension basée sur l’IA que vous pouvez utiliser avec la plupart des services de messagerie, y compris Outlook. Voici un bref aperçu des principales fonctionnalités de l’IA :

  • Il y a SanePlus tardqui filtre les messages les moins importants de votre boîte de réception pour que vous puissiez les consulter plus tard.

  • Sanébox filtre ensuite les futurs e-mails de ces expéditeurs vers ce dossier.

  • Si l’e-mail en question est une newsletter, une publicité ou tout autre message que vous ne souhaitez plus revoir, il y a SaneBlackTrouqui filtre ces e-mails et les supprime en votre nom.

  • Enfin, il y a le Nettoyage en profondeur par e-mail: Vous pouvez demander à l’IA de rechercher les e-mails antérieurs à une date spécifique et elle rassemble les messages dont elle pense que vous n’avez pas besoin dans vos archives. Vous recevrez une liste de tous les e-mails trouvés et choisirez de les enregistrer ou de les supprimer.