De nombreuses astuces de productivité proviennent de l’industrie manufacturière japonaise. La technique 5S vous aide à garder votre espace de travail propre afin que vous puissiez en faire plus, le kaizen vous aide à améliorer les processus et le flux de travail de votre travail et le kanban vous aide à planifier vos tâches de la manière la plus efficace. Ceux-ci sont utiles même si vous ne travaillez pas au sein du célèbre système de production Toyota ; ils sont adaptables pour s’adapter à toutes sortes de scénarios de travail, ce qui est également vrai pour les 3 M qui y sont nés. Les 3 M sont des types de gaspillage que vous devez identifier et éliminer pour que votre travail se déroule sans problème. Une fois que vous aurez appris à les identifier et à vous en débarrasser, vous pourrez être encore plus productif, que vous utilisiez Kanban, Kaizen ou autre.
Que sont les 3 Ms ?
La pensée Lean Process, ou Lean Manufacturing, est une méthode de production qui cherche à gagner du temps dans le processus de production. La technique 5S fait partie intégrante de la pensée Lean, tout comme les 3 M. Ce sont « boue, » « mura, » et « Muri« , et ils font tous référence à des types de pratiques inutiles qui vous ralentissent et vous empêchent d’être productif.
En les identifiant et en les éliminant, vous pouvez rationaliser tout ce que vous devez faire. Pour les faire fonctionner dans votre vie quotidienne, vous devez les adapter un peu, mais une fois que vous aurez pris l’habitude de reconnaître où les choses bloquent et d’apporter les changements appropriés, vous pourrez avancer rapidement dans votre travail.
Identifier et éliminer les 3 Ms
Voici en quoi consiste chacune des trois M :
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Muda se traduit du japonais par « futilité » ou « inutilité ». Il s’agit de tout ce qui n’ajoute pas de valeur au travail que vous effectuez et cela se présente sous deux formes : Le type 1 concerne les activités sans valeur ajoutée dans votre processus qui sont toujours nécessaires pour votre résultat final, comme les contrôles de sécurité, qui ne donnent aux producteurs de biens physiques aucune sorte de récompense financière, mais faire avoir un avantage pour les clients et éliminer le risque financier pour les producteurs. Vous ne pouvez pas vraiment éviter le type 1, mais vous devez vous concentrer sur l’identification et l’élimination du type 2 : activités qui n’ajoutent aucune valeur au processus. ou le résultat final.
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Mura y a-t-il une quelconque irrégularité dans votre opération. Tout ce qui n’est pas uniforme, régulier ou programmé est mura. Trop mura entraînera boue. Par exemple, si vous travaillez sur un certain nombre de tâches pour un projet dans votre cadre de travail et que votre collègue ne travaille que sur une ou deux, c’est en fait un gaspillage car vous l’attendrez pour continuer à avancer avec le vôtre.
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Muri est une surcharge sur un outil ou une personne. Cela peut résulter de muracomme dans l’exemple ci-dessus, mais peut également résulter d’une surutilisation. Pour vos besoins, pensez-y en vous référant à vous. Lorsque vous êtes débordé et surmené ou que vous manquez de ressources, vous n’êtes pas aussi productif. C’est Muri.
Pour éliminer boueidentifiez les étapes inutiles que vous suivez dans votre travail. Familiarisez-vous ici avec le Kaizen, car il s’agit d’un processus conçu pour vous permettre de travailler efficacement. Si vous constatez que vous effectuez souvent des tâches inutiles qui n’ont finalement pas beaucoup de valeur, comme changer les couleurs et les polices d’une présentation déjà terminée ou peaufiner constamment vos e-mails avant de les envoyer, considérez que vous vous donnez peut-être trop de temps pour les faire. La loi de Parkinson dit que plus vous avez de temps pour faire quelque chose, plus vous le prolongerez et le compliquerez. Réduisez le temps que vous vous accordez pour accomplir certaines tâches afin que la pression de les accomplir vous aide à vous concentrer uniquement sur les éléments qui sont absolument nécessaires.
Pour éliminer muracommencez à suivre le processus de votre travail et identifiez ce qui vous retient. Est-ce qu’il attend les e-mails des clients ? Est-ce qu’il attend qu’un collègue termine sa partie d’un projet ? Est-ce que vous passez trop de temps en réunion et pas assez de temps à travailler ? Est-ce une mauvaise technique de planification de votre part ? Cela peut prendre quelques semaines de suivi assidu du temps, mais un modèle finira par émerger. Si vous passez trop de temps à attendre les e-mails de vos clients, développez un système dans lequel vous envoyez des e-mails contenant des questions sur le travail du lendemain dans l’après-midi, en leur donnant le temps de répondre au moment où vous en avez besoin, par exemple. S’il s’agit de votre propre mauvaise planification, commencez à créer de meilleures listes de tâches à l’aide de Kanban ou de la méthode 1-3-5, qui réduit vos tâches quotidiennes à seulement neuf et vous permet de vous concentrer sur les plus essentielles par ordre d’importance.
Enfin, pour éliminer Muriévaluez votre propre fardeau au travail. Si vous ne respectez pas les délais, si vous vous sentez dépassé, si vous ne recevez pas la bonne quantité de ressources ou si vous en avez trop, vous devez rationaliser ce sur quoi vous travaillez afin de ne pas vous épuiser complètement. Essayez d’utiliser la méthode ABCDE pour classer toutes vos responsabilités. Les tâches A sont les plus importantes, suivies des tâches B, mais vous vous sentirez moins dépassé une fois que vous réaliserez que les tâches C sont facultatives, D signifie délégué et E signifie éliminer. Déléguez des tâches à quelqu’un d’autre si vous êtes surchargé et n’en faites pas du tout de tâches inutiles. Certaines tâches, comme les réunions, sont inévitables, mais lorsque cela est possible, prévoyez au moins un jour par semaine sans réunion. N’oubliez pas de prendre des pauses régulières pour rester productif, en utilisant une méthode comme la technique éprouvée Pomodoro. Si cette méthode ne fonctionne pas pour vous, essayez la technique du MIT – ou la chose la plus importante –, qui vous aide à recadrer votre perception de vos tâches en fonction de l’impact qu’elles auront, et non de la quantité de ressources qu’elles nécessiteront. Jouer avec différentes approches prend un peu de temps et peut sembler être une sorte de gaspillage, mais il est nécessaire de trouver un système qui fonctionne pour vous.
S’entraîner à reconnaître et à éliminer ces différents types de gaspillage rationalisera votre travail, réduira votre fardeau et assurera un fonctionnement plus fluide afin que vous puissiez réellement être productif, que vous construisiez une Camry ou une nouvelle feuille de calcul pour investisseur.
