Quels que soient vos objectifs de productivité et les techniques que vous comptez utiliser pour tout réaliser, vous commencez probablement par une liste de choses à faire. Apprendre à formuler une liste de tâches solide est la première étape clé pour être productif, car vous en avez besoin pour passer à d’autres étapes de planification, comme utiliser la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser les tâches ou Kanban pour les organiser. Et pour dresser une bonne liste de choses à faire, essayez d’utiliser la règle 1-3-5, conçue pour que votre emploi du temps quotidien soit plus gérable et donc plus réalisable.
Quelle est la règle de productivité 1-3-5 ?
La règle 1-3-5 reconnaît que dans une journée typique, vous n’avez tout simplement pas le temps de tout faire. Ce pour quoi vous disposez raisonnablement de temps, c’est une tâche majeure, trois tâches de taille moyenne et cinq petites. Si vous essayez d’accumuler plus que cela dans une journée moyenne, la qualité de votre travail en souffrira et vous finirez par perdre votre temps précieux et limité. Il y aura bien sûr des jours où vous n’aurez pas d’autre choix que d’en faire trop, mais 1-3-5 est conçu pour votre routine habituelle. (D’ailleurs, un petit le stress qui vous pousse à accomplir vos tâches de temps en temps peut être une bonne chose.)
Ces neuf tâches peuvent être liées ou distinctes, selon vos propres besoins. Par exemple, une tâche importante pourrait consister à rencontrer votre conseiller financier, ce qui n’a aucun rapport avec vos trois tâches de taille moyenne : faire l’épicerie, préparer une réunion au travail et acheter un cadeau pour l’anniversaire d’un ami. Les petites tâches peuvent aller de la réponse aux e-mails à la préparation de vos tenues pour la semaine, selon ce que vous considérez comme grande, moyenne et petite, mais ce sont généralement des choses qui nécessitent moins de réflexion, de ressources et de temps.
Utilisée d’une autre manière, la règle peut également s’appliquer à des tâches majeures et impliquer de les regrouper en petits groupes. Disons que vous planifiez des vacances. La règle 1-3-5 peut vous aider à diviser tout ce que vous devez faire. La grande tâche peut être de réserver des vols et des chambres d’hôtel. Trois tâches moyennes peuvent consister à obtenir des billets pour tout ce que vous ferez pendant que vous êtes à destination, à acheter ce dont vous aurez besoin et à trouver un gardien d’animaux. Les petites tâches peuvent aller de la création d’un OOO à l’envoi par courrier électronique de l’itinéraire à vos partenaires de voyage.
Vous pouvez combiner 1-3-5 avec d’autres techniques de productivité, en particulier lorsque vous concentrez les neuf tâches sur un objectif ou un projet plus important. Par exemple, un hack de productivité implique de « thématiser » chaque jour et est donc consacré uniquement à un type de travail. Utiliser 1-3-5 en parallèle peut vous aider à rester au courant des besoins les plus urgents liés au travail de cette journée.
Comment utiliser la règle 1-3-5 pour être plus productif
Commencez chaque journée avec un brain dumpen écrivant chaque chose que vous devez faire dans la journée, sans autre ordre que la rapidité avec laquelle vous vous en souvenez. Vous les prioriserez plus tard. Une fois que tout est écrit sur papier, notez tout ce qui est particulièrement opportun. C’est ici qu’une connaissance de cette matrice d’Eisenhower, qui vous aide à hiérarchiser les responsabilités par urgence et importance, va être utile. Dans ce groupe, identifiez une grande tâche, trois moyennes et cinq petites. C’est votre liste de choses à faire pour la journée. Si vous avez du mal avec ce qui pourrait être « grand » ou « petit », pensez à ce qu’il faudrait pour réaliser chacun d’eux.
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Les e-mails qui ne prennent que quelques secondes ne nécessitent pas beaucoup de temps, ils peuvent donc être petits, même si les résultats qu’ils produisent sont quelque chose que vous considérez comme « grands ».
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Le nettoyage de la cuisine peut être « moyen » ou « grand » selon la quantité à nettoyer, le nombre de produits et de ressources dont vous avez besoin et le temps que cela prendra. Il peut également être « petit » un mardi moyen mais « grand » deux jours avant d’accueillir Thanksgiving.
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Un projet qui doit être rendu dans deux semaines pourrait être « moyen », mais si ce même projet doit être rendu dans deux semaines demainl’urgence le rend « grand ». Il s’agit de classifications subjectives basées sur votre propre allocation de ressources, alors évitez la tentation de qualifier rapidement les choses de petites, moyennes ou grandes, peu importe le nombre de fois que vous les avez faites auparavant.
Il s’agit de classifications subjectives basées sur votre propre allocation de ressources, alors évitez la tentation de qualifier rapidement les choses de petites, moyennes ou grandes, peu importe le nombre de fois que vous les avez faites auparavant. Reconnaître d’emblée que vous ne pouvez pas et ne ferez pas tout en une seule journée vous aide à rester concentré sur ce que vous pouvez et allez faire, plutôt que de vous soucier du reste que vous économisez pour demain.
Ensuite, bloquez du temps dans votre calendrier pour chaque tâcheque vous le fassiez dans ce planificateur ou sur un calendrier numérique. Utilisez le blocage du temps, ou la technique consistant à donner à chaque chose que vous devez faire dans une journée une heure désignée sur votre calendrier, et envisagez de vous accorder un peu moins de temps que ce dont vous pensez avoir besoin pour tout, pour vaincre la loi de Parkinson, qui est l’idée que vous perdrez du temps si vous vous donnez trop de temps pour faire quoi que ce soit.
Une fois que vous avez organisé votre journée, commence par cette grande tâche. Connue sous le nom de « manger la grenouille », l’approche axée sur les grandes tâches vous donnera un sentiment d’accomplissement une fois terminée, vous propulsant vers ces tâches de taille moyenne et petite. De plus, il va de soi que la responsabilité majeure prendra le plus de temps et de ressources, donc l’éliminer en premier vous garantit avoir le temps et les ressources dont il a besoin. (L’exception à cette règle se produit lors de ces journées à thème. Si, pour une raison quelconque, vous devez effectuer vos petites tâches, comme envoyer des e-mails ou confirmer des livraisons, parce qu’elles vous permettent d’effectuer les plus importantes, effectuez-les évidemment dans l’ordre qui a le plus de sens.)
Enfin, être flexible. Des missions ou des tâches inattendues surviennent tout le temps et ne peuvent pas être facilement classées dans les cases 1-3-5. Vous pouvez également ne pas terminer une de vos tâches de la journée, auquel cas, ajoutez-la à la liste du lendemain, mais gardez à l’esprit qu’elle peut avoir augmenté en urgence et avoir grimpé dans le classement dans le système 1-3-5 en conséquence. Le but ici n’est pas de vous en vouloir ou d’être très strict. Il s’agit plutôt de vous aider à vous sentir moins dépassé par le grand nombre de choses que vous devez faire, à les hiérarchiser et à en faire une bonne partie chaque jour.
