Au cours des derniers mois, je me suis senti dépassé par tous les changements qui se produisaient dans ma vie et par les choses que je devais faire à cause et pour eux. J’ai fourni une aide administrative à mon partenaire alors qu’il ouvre une nouvelle entreprise, gère ma propre expansion professionnelle, étudie pour un examen de certification, supervise les rénovations de mon appartement et restructure mes finances tout en continuant à m’acquitter de mes emplois et responsabilités habituels. Pendant un moment, je me réveillais fatigué avant même le début de la journée, même si la plupart d’entre elles se résumaient à des tâches interminables et fastidieuses, mais petites, comme « envoyer cet e-mail », « renvoyer cet appel », « confirmer ce numéro de compte » et « choisir une couleur de peinture ». Je suis convaincu que ce sont en fait ces petites tâches qui vous épuisent.
Si chaque jour était un moment où je prenais un grand essor et faisais quelque chose qui me semble monumental, je ne tergiverserais pas autant que je le fais. Eh bien, autant que moi était. J’ai commencé à me rabattre sur mon vieil ami, la « règle des deux minutes », et la procrastination à laquelle je faisais face il y a quelques semaines s’est rapidement arrêtée. Je suis certain que vous êtes également occupé et débordé, alors voici comment cette règle simple fonctionne et ce qu’elle peut faire pour vous lorsque vous sentez que vous avez tellement de choses à faire que vous ne pouvez rien faire de manière fonctionnelle.
Quelle est la règle des deux minutes ?
La règle des deux minutes est venue de David Allen, auteur de Faire avancer les choses. L’idée est simple : si vous pouvez faire quelque chose en deux minutes, faites-le. N’y réfléchissez pas. Ne vous demandez pas si c’est plus ou moins important que les levages plus lourds que vous devez effectuer. Si cela prend deux minutes ou moins, fais-le maintenant.
Effectuer des tâches alors qu’elles sont encore de petites pommes de terre les empêche de se transformer en projets plus importants, du genre qui prennent plus de deux minutes. Par exemple, il vous faut moins de deux minutes pour faire la vaisselle après un seul repas. Si vous les laissez s’accumuler à chaque fois que vous mangez, cela prendra plus de temps lorsque vous devrez enfin le faire, et vous serez plus susceptible de tergiverser en sachant que cela va vous prendre du temps.
Le fait de supprimer un certain nombre de tâches mineures de votre liste de tâches crée un élan : avec plusieurs petites responsabilités prises en charge, vous vous sentirez probablement plus capable de vous plonger dans un travail plus profond. Cette méthode est similaire à l’idée de « manger la grenouille » de cette manière, bien qu’il existe des différences notables. Quand vous pratiquez « manger la grenouille », vous assommez votre le plus grand la responsabilité d’abord; lorsque vous utilisez la règle des deux minutes, vous faites le contraire. Le choix que vous choisissez dépend du type de travail que vous avez et de vos préférences personnelles, mais les deux entraînent un sentiment d’accomplissement qui peut vous propulser dans le reste de votre charge de travail.
Comment utiliser efficacement la règle des deux minutes
Contrairement à manger la grenouille, la règle des deux minutes ne vise pas spécifiquement à accomplir votre tâche dès votre réveil. Au contraire, cela vous encourage à accomplir n’importe quelle tâche simple dès qu’elle vous vient à l’esprit. Pensez aux choses qui vous amènent à tergiverser au cours d’une journée ordinaire. Pour moi, il s’agit de répondre aux emails : je vois des emails arriver mais je ne réponds pas tout de suite, même si cela me prendrait quelques secondes. Finalement, je dois répondre, mais avec le poids supplémentaire d’exprimer des remords pour ma réponse intempestive en plus d’aborder le sujet du message d’origine. Dans le pire des cas, l’événement ou le besoin exprimé par l’e-mail d’origine a également évolué, car je ne m’en suis pas occupé tout de suite. Ensuite, je dois faire face à une situation pire ou plus urgente qu’elle ne l’était lorsque le courrier électronique est arrivé pour la première fois.
J’ai passé deux minutes à gérer mes e-mails de manière cohérente au cours des dernières semaines, et cela m’a aidé de plusieurs manières. Premièrement, je me sens mieux et j’ai l’impression d’avoir moins de poids sur moi si je réponds : « Merci, j’ai compris. Je vais vérifier et je vous répondrai. » Le simple fait de reconnaître le message constitue un progrès. Deuxièmement, cela a empêché les gens d’avoir à envoyer des suivis ou à tenter de travailler sur quelque chose sans mon approbation ou ma contribution, peut-être en le faisant d’une manière que je ne préfère pas ou qui ne m’aide pas à atteindre mes objectifs.
Cela va bien sûr au-delà des e-mails ; c’est juste l’exemple des petites tâches qui s’enlisent mon vie. Pour ce que ça vaut, je pense qu’il est utile d’être un peu abstrait avec l’idée des « deux minutes », mais pas trop abstrait. Par exemple, si votre réservoir d’essence est à 25 %, il faudra plus de deux minutes pour le retirer et le remplir, bien sûr, mais cela reste une petite tâche rapide qui doit être accomplie.
L’autre avantage ici est que vous arrêtez de vous inquiéter de tout et de perdre autant de temps. L’autre jour, j’ai dû sélectionner une couleur de papier peint et je la traînais, illustrant la loi de Parkinson, qui stipule : « Le travail s’étend de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement ». J’ai fait appel à ma règle des deux minutes, j’ai pris une décision ferme au lieu de continuer à délibérer et j’ai récupéré le papier peint le lendemain. Maintenant c’est fini et je peux passer à autre chose.
