J’utilise mon compte Gmail principal depuis environ 20 ans maintenant et je suis assez fier de la façon dont je l’ai entretenu. Ma boîte de réception ne déborde pas d’e-mails non lus, mon espace de stockage n’a jamais été plein et j’ai mis en place des centaines de filtres pour envoyer directement les e-mails inutiles directement à la corbeille. Je n’utilise aucun outil tiers pour apprivoiser ce chaos et je suis ici pour partager tous les hacks que j’ai mis en place pour garder ma boîte de réception Gmail sous contrôle.
Gérez les abonnements aux e-mails pour apprivoiser le chaos de votre boîte de réception
Vous devriez commencer à vider votre boîte de réception en examinant tous vos abonnements à la newsletter par courrier électronique. Dans le passé, j’étais coupable de m’abonner à trop de newsletters et d’encombrer ma boîte de réception. Ce qui a commencé comme un excellent moyen de lire des choses intéressantes est devenu une autre corvée que je n’arrive tout simplement pas à suivre. À un moment donné, vous devez abandonner ces newsletters non lues. Vous pouvez commencer par vous désinscrire manuellement des newsletters que vous n’allez pas lire. Vous pouvez également déplacer ces abonnements vers une autre adresse e-mail, afin de pouvoir conserver une boîte de réception uniquement pour la lecture.
Vous pouvez également essayer d’utiliser des applications de lecture ultérieure pour recevoir et lire vos newsletters. J’utilise Readwise Reader ces jours-ci, et cela m’a permis de lire bien plus que lorsque ces e-mails arrivaient dans ma boîte de réception. Si votre problème est que vous êtes abonné à trop d’e-mails promotionnels qui sont essentiellement indésirables, vous pouvez également envisager d’utiliser les outils intégrés de Gmail pour vous désabonner des listes de diffusion promotionnelles.
Utilisez autant de filtres que possible
Crédit : Pranay Parab
Gmail dispose de filtres puissants qui peuvent supprimer automatiquement les e-mails indésirables. Oui, vous pouvez sélectionner un groupe d’e-mails et cliquer sur le bouton Signaler le spam pour vous en débarrasser. Cela déplace ces e-mails vers le spam, mais j’ai parfois vu des e-mails récurrents du même expéditeur se retrouver dans ma boîte de réception, même après avoir fait cela. J’ai donc commencé à utiliser les filtres de Gmail pour bannir les spammeurs répétés dans la corbeille. Vous pouvez le faire en sélectionnant un ensemble d’e-mails indésirables provenant de différents expéditeurs dont vous ne souhaitez plus entendre parler, puis en cliquant sur le bouton à trois points dans la vue Web de Gmail. Ensuite, choisissez Filtrer les messages comme ceux-ciet Gmail remplira automatiquement la liste de filtres avec tous ces expéditeurs. Sélectionner Rechercheet dans la fenêtre contextuelle suivante, vérifiez Supprimez-leet Appliquer également un filtre aux conversations correspondantes. Enfin, sélectionnez Créer un filtre.
Cela déplacera automatiquement tous les e-mails de ces expéditeurs vers la corbeille et empêchera davantage de leurs e-mails de se retrouver dans votre boîte de réception.
Les filtres de recherche sont votre meilleur ami
Lorsque votre boîte de réception est déjà pleine, ou presque, vous devriez essayer quelques filtres de recherche pour repérer les e-mails occupant le maximum d’espace dans votre boîte de réception. Le plus utile est le filtre « Taille ». Par exemple, dans la barre de recherche de Gmail, vous pouvez saisir Taille:20met les résultats se concentreront sur les e-mails d’une taille supérieure à 20 Mo. Remplacez le nombre par 15, 10 ou tout autre nombre et il vous montrera les e-mails dépassant cette taille. Vous pouvez sauvegarder ces e-mails s’ils contiennent quelque chose d’utile, et sinon, vous pouvez tous les supprimer.
Utiliser la recherche avancée pour trouver le courrier indésirable
Je suis assez gêné d’admettre que lorsque j’étais plus jeune, j’envoyais beaucoup trop de messages à tous mes amis et aux membres de ma famille. Ma boîte de réception contient encore des transferts datant de cette époque, dont j’avais également envoyé un certain nombre à plus de 50 personnes en une seule fois. J’ai peut-être été responsable de beaucoup de courrier indésirable, mais il n’est jamais trop tard pour expier vos péchés. Si vous cliquez sur l’icône à trois lignes à droite de la barre de recherche dans Gmail, vous verrez les options de recherche avancées du service. Vous pouvez utiliser ces options pour rechercher des e-mails provenant de plages de dates spécifiques et vous débarrasser du fouillis ancien qui n’est plus utile (une fois que vous avez fini de grincer des dents, bien sûr). Alternativement, vous pouvez simplement utiliser un filtre de recherche pour trouver ces e-mails. Essayez quelque chose comme après : 1/1/2006 avant : 2/1/2007 pour localiser tous vos emails envoyés en 2006.
L’utilisation d’outils de recherche avancés est plus simple que les filtres, car ils ne nécessitent pas de mémoriser divers opérateurs de recherche. Il rend également accessibles davantage de ces outils de recherche, ce qui en fait un excellent moyen de supprimer les anciens e-mails de votre boîte de réception. Si seulement je pouvais aussi les supprimer des boîtes de réception des autres.
Attaquez les emails inutiles à la source
Crédit : Pranay Parab
À un moment donné, il devient fatigant de continuer à ajouter des filtres à votre Gmail pour éloigner les e-mails inutiles. Je recommande fortement de consulter les menus de paramètres de différents sites Web pour arrêter le spam à la source. Les sites de médias sociaux tels que Facebook, Instagram et LinkedIn comptent parmi les expéditeurs d’e-mails les plus populaires que personne n’a demandés. Si vous parcourez leurs pages de préférences de communication, vous pourrez arrêter bon nombre de leurs e-mails avant qu’ils n’arrivent dans votre boîte de réception. Je me fais un devoir de décocher tous les e-mails de chaque site auquel je m’inscris. Une fois que vous avez fait cela, ces sites peuvent encore trouver un moyen de vous envoyer davantage d’e-mails, mais vous pouvez cliquer sur le bouton de désabonnement (généralement présent à côté des e-mails indésirables dans la fenêtre). Sociale ou Promotions onglets) pour les arrêter assez facilement, ou utilisez simplement les filtres de Gmail pour empêcher ces e-mails d’arriver à vos yeux.
Apprenez à Gmail lesquels de vos e-mails sont importants
Gmail peut vous aider à trier les e-mails indésirables de votre boîte de réception. À côté de chaque e-mail dans votre boîte de réception, vous verrez une petite icône en forme de flèche droite. Lorsque vous voyez un e-mail important, vous pouvez cliquer sur l’icône en forme de flèche, qui deviendra jaune. Cela marque l’e-mail comme important et, au fil du temps, Gmail conservera ces e-mails dans votre boîte de réception et enverra le reste vers d’autres dossiers.
Supprimer les e-mails dans les dossiers Spam et Corbeille
Gmail est assez efficace pour bloquer automatiquement le spam, ce qui signifie que de nombreux e-mails indésirables se retrouveront dans votre compte. Courrier indésirable dossier. De même, si vous avez suivi les étapes décrites ci-dessus, vous aurez un tas d’e-mails dans votre Poubelle dossier. Ceci est utile, mais vous ne verrez aucun changement réel dans votre espace de stockage Gmail tant que vous n’aurez pas effacé tous ces e-mails. Pour ce faire, accédez manuellement à ces dossiers, sélectionnez tous les e-mails dont vous souhaitez vous débarrasser et supprimez-les tous. N’oubliez pas de vérifier si vous supprimez des e-mails importants, car les e-mails supprimés de ces dossiers ne peuvent pas être récupérés.
Assurez-vous également de vérifier ces dossiers au moins une fois par mois, car Google supprimera automatiquement tous les messages qui s’y trouvent depuis plus de 30 jours.
Nettoyer rapidement l’espace Gmail
Crédit : Pranay Parab
Gmail offre un moyen intégré simple d’identifier ce qui occupe le plus d’espace dans votre boîte de réception. Pour commencer, visitez la page de nettoyage du stockage et cliquez sur Nettoyer l’espace. Il vous montrera quelques suggestions et proposera des moyens simples de désencombrer votre Gmail. Il vous suffit de suivre les étapes à l’écran pour le réaliser.
Transformez les e-mails importants en tâches
Le conseil de mon collègue David Nield sur la transformation des e-mails en tâches m’a beaucoup aidé. Lorsque vous ouvrez un e-mail, vous pouvez cliquer sur le Ajouter aux tâches en haut, ce qui l’ajoute à Google Tasks et transforme cet e-mail en une tâche à faire. Cela m’aide à garder une trace des e-mails qui autrement seraient perdus. De cette façon, je peux facilement sauvegarder les e-mails les plus importants et supprimer le reste. Une grande partie du nettoyage de Gmail tourne autour de la gestion active des e-mails, et cette astuce m’aide simplement à me débarrasser rapidement des e-mails inutiles au quotidien.
Essayez d’utiliser des services de gestion de messagerie tiers
Normalement, je suis réticent à recommander des services tiers pour gérer le chaos des e-mails. En effet, les utiliser signifie que vous devez donner aux entreprises qui leur donnent accès à votre boîte de réception, ce qui est un cauchemar en matière de confidentialité et de sécurité. Cependant, j’ai déjà utilisé SaneBox pour aider un ami à réduire sa boîte de réception de 50 000 non lus à environ 10 000 en une journée, tout en mettant en place des moyens pour éviter que sa boîte de réception ne soit à nouveau surchargée. Il a été examiné par Google et Leviathan Security Group, ce qui signifie que je peux recommander en toute confiance au moins ce service. Le site sœur de Vie Associative, PCMag, a également donné à Sanebox une critique élogieuse.
Vous pouvez essayer le service gratuitement en utilisant l’essai de 14 jours. Pendant ce temps, vous pouvez utiliser sa fonction de nettoyage en profondeur des e-mails pour vous débarrasser rapidement d’un certain nombre de vos e-mails indésirables.
