Il existe de nombreuses façons de définir un emploi du temps, depuis l’utilisation d’un stylo et d’un agenda papier jusqu’à la sortie de marqueurs effaçables à sec et le gribouillage sur votre horloge. Ils vont de fastidieux à totalement archaïques, mais il y a une technique pour chacun. Une méthode que j’apprécie vise à vous donner plus d’informations sur la façon dont vous passez votre temps et à vous aider à gérer votre journée à la minute près. C’est ce qu’on appelle le blocage du temps.
Qu’est-ce que le blocage du temps ?
Le blocage du temps consiste à organiser votre emploi du temps de manière à ce que chaque activité que vous devez effectuer au cours d’une journée soit prise en compte visuellement. Idéalement, vous le ferez en utilisant un outil de calendrier numérique comme Google Calendar ou iCal, mais c’est possible avec un planificateur et des surligneurs. Même si vous écrivez tout à la main sur une feuille de papier, pensez à la façon dont Google Agenda regarde avant de commencer. Chaque jour est représenté par une colonne divisée en incréments de 15 minutes, de minuit à 23h59. Lorsque vous ajoutez une réunion ou un rendez-vous dans le calendrier, une boîte apparaît et remplit l’espace représentant le temps que l’événement prendra dans votre journée.
Avec le blocage du temps, votre objectif est de remplir toute la colonne de cases, sans laisser d’espace vide. Même vos périodes de repos doivent être marquées comme telles (et oui, vous avez besoin de périodes de repos pour être les plus productives, alors ne les sautez pas). Aucune activité – du petit-déjeuner aux courses en passant par appeler votre mère – n’est trop petite pour être ajoutée à la liste. Ensuite, à vous de classer le tout avec une jolie couleur (en matière de gestion du temps, il faut trouver son propre plaisir).
Comment créer un planning de blocage de temps
Commencez par faire une liste de tout ce que vous allez faire demain. Par exemple, vous pouvez vous réveiller, consulter les actualités, prendre une douche, préparer un café, vous rendre au travail, prendre votre petit-déjeuner, répondre à vos e-mails, assister à une réunion, déjeuner avec un vieil ami, travailler sur un projet, rentrer chez vous, emmener les enfants à un match de baseball, aller dîner, manger ce dîner, regardez votre émission préférée, préparez-vous à vous coucher, restez éveillé en pensant au changement climatique et dormez réellement. Soyez granulaire ici. À première vue, vous pourriez penser que votre liste de choses à faire un jour donné se résume simplement à « respecter les délais au travail » et à « prendre rendez-vous chez le médecin », mais pensez à tout le reste, comme préparer votre déjeuner, se rendre sur les lieux, s’arrêter pour faire le plein, etc.
Une fois que vous avez rédigé la liste exhaustive des tâches de votre journée, notez combien de temps chacune pourrait (ou devrait) prendre. Cette partie demandera de la pratique car nous avons tendance à nous donner aussi beaucoup du temps pour les tâches – et c’est mauvais pour plusieurs raisons. Premièrement, vous avez besoin d’un peu d’urgence et de stress (mais pas trop) pour être productif, vous avez donc besoin d’un temps limité. Deuxièmement, plus vous vous consacrez de temps au travail, plus vous prolongerez ce travail et moins vous en accomplirez. Donnez-vous quelques semaines pour commencer à réduire le temps que vous estimez que chaque tâche prendra, mais engagez-vous à éventuellement réduire ces fenêtres.
Ensuite, prenez le papier (ou ouvrez le logiciel) que vous utilisez pour bloquer le temps et entrez chaque événement et responsabilité, en fonction du temps que vous lui avez alloué. Si vous voulez voir comment vous répartissez votre journée, choisissez différentes couleurs pour classer les tâches, comme le bleu pour la toilette/le bain, le jaune pour le travail et le vert pour les repas. Soyez cependant stratégique quant aux tâches qui seront retenues un jour donné. Utilisez une technique de priorisation telle que la matrice d’Eisenhower pour déterminer lesquelles de vos tâches sont réellement urgentes et lesquelles peuvent être reportées à un autre jour. Ensuite, utilisez une méthode d’organisation de liste de tâches comme 1-2-3 pour répartir correctement votre temps quotidien. N’oubliez pas que votre temps dans une journée est limité et que vous ne pouvez donc pas tout faire en même temps. Avec 1-2-3, vous sélectionnez une tâche majeure, deux de taille moyenne et trois plus petites à accomplir dans une journée. Les plus petites peuvent être des éléments constitutifs du plus grand ou peuvent être de simples activités de maintenance comme répondre à des e-mails ou aller au pressing.
L’astuce consiste ensuite à traiter chaque boîte de la même manière que vous traiteriez une réunion : ne la reprogrammez pas. Ne plaisante pas trop avec ça. Honorez le temps que cela représente, engagez-vous à effectuer la tâche à l’heure spécifiée et faites de votre mieux pour la terminer dans le temps que vous lui avez réservé. C’est ce qu’on appelle le temps boxeun concept similaire mais légèrement différent qui implique de se donner un certain temps pour faire quelque chose, de se concentrer uniquement sur cette tâche pendant ce temps et d’arrêter son travail lorsque le temps est écoulé. J’ai écrit plus en détail sur les similitudes et les différences entre le time boxing et le time blocking, mais tout ce que vous devez savoir pour l’instant, c’est que pendant le temps que vous réservez pour faire quelque chose sur votre calendrier, vous devez vous engager pleinement dans un travail en profondeur, éviter les distractions et consacrer toute votre énergie à la responsabilité qui vous incombe. Comme pour toute réunion ou événement planifié à l’avance, les choses volonté des événements qui perturbent l’emploi du temps, mais en l’absence de bouleversement majeur (le genre de chose pour laquelle vous déplaceriez une réunion de travail), promettez-vous de respecter vos plages horaires.
Il est judicieux ici de mettre également en œuvre une sorte de suivi du temps, qu’il s’agisse d’écrire combien de temps vos tâches vous prennent réellement ou d’utiliser un logiciel pour surveiller votre travail, afin que vous puissiez ajuster vos plages de temps à mesure que vous maîtrisez mieux le système. Au cours de la première semaine ou des deux premières semaines, vous devinerez probablement combien de temps chaque tâche vous prendra lorsque vous établirez le calendrier, mais après un certain temps, vous devriez être en mesure d’identifier si quelque chose prend plus ou moins de temps que celui que vous avez prévu, puis d’ajuster le calendrier en fonction de ces besoins à l’avenir.
La raison pour laquelle le blocage du temps fonctionne
Le blocage du temps est apprécié de ses adeptes. Comme le souligne la Harvard Business Review, une liste de tâches régulière vous donne beaucoup trop de choix et pas assez de structure. L’ajout de l’élément temps vous aide à rester concentré sur votre tâche. Créer une représentation visuelle et codée par couleur de cette période vous permet de rester concentré et de vous assurer de toujours savoir exactement ce que vous êtes censé faire. Il n’y a plus de paralysie de l’indécision. Vous consultez votre agenda Google et savez simplement quoi faire et combien de temps vous devez le faire. De plus, si vous utilisez un calendrier partagé avec des collègues ou votre famille, tous les autres sauront également quand vous êtes disponible et ce que vous faites.
Cela vous aide également à respecter les délais et à respecter vos directives. Si vous savez qu’un certain projet ou une certaine tâche prendra au total 50 heures, le blocage du temps vous aide à les espacer et à leur faire de la place dans votre emploi du temps, vous permettant ainsi d’accomplir les choses selon un calendrier défini sans avoir à deviner si vous avez vraiment le temps pour cela. Si vous terminez quelque chose plus tôt que prévu, tant mieux ! Allez-y et ajoutez un petit bloc de temps libre.
Une dernière note sur le blocage du temps
Le blocage du temps est souvent confondu avec le time boxing et de nombreux blogs et hacks de productivité parleront de « time boxing » lorsqu’ils signifient blocage du temps. L’article ci-dessus de la Harvard Business Review le fait, par exemple. C’est une erreur facile à commettre et, en fait, dans une version précédente de cet article, je appelé time blocking time boxing. Tant que vous vous en tenez au plan et que vous établissez un calendrier détaillé, peu importe comment vous l’appelez, mais cela pourrait créer une certaine confusion pendant que vous lisez d’autres guides, alors soyez simplement prévenu. Un aperçu complet des différences entre les deux peut être trouvé ici.
