Aussi utiles que soient les e-mails, ils peuvent certainement entraver la productivité. Non seulement les e-mails interminables vous enlisent et vous maintiennent coincé dans une boucle de réponses sans fin, mais le stress de devoir parcourir à la fois les messages importants et les courriers indésirables est suffisant pour vous faire éviter complètement votre boîte de réception. Il y a une raison pour laquelle « répondre aux e-mails » est toujours l’exemple que j’utilise pour une tâche fastidieuse mais importante lorsque j’explique des techniques de productivité plus compliquées et plus détaillées.
Mais il existe également des techniques plus modestes que vous pouvez appliquer directement à la gestion des e-mails. Pour rester au courant de votre travail, de vos études et de votre correspondance personnelle, vous avez besoin d’un plan de productivité, mais il n’est pas nécessaire qu’il soit intense : vous pouvez essayer les règles simples de gestion de la boîte de réception.
La règle du « one-touch »
Commencez à recadrer votre perception de chaque e-mail que vous recevez et considérez-les comme une priorité immédiate. Fondamentalement, je veux seulement dire que l’e-mail lui-même est une priorité ; si vous y réfléchissez trop, vous serez vite dépassé. Vous n’êtes pas obligé d’effectuer la tâche qui y est décrite au moment où il arrive, mais vous devez l’ouvrir. La règle du « one-touch » est similaire à la règle de la productivité des « deux minutes » : une tâche qui prend moins de deux minutes doit être effectuée immédiatement.
Ouvrez l’e-mail, répondez-y et supprimez-le ou archivez-le, selon si vous en aurez besoin plus tard. Si cela ne nécessite aucune réponse, c’est encore mieux. Cette méthode fonctionne mieux pour les personnes qui reçoivent de nombreux e-mails auxquels il n’est pas nécessaire de répondre, comme les mises à jour de tout le personnel. Le but est d’y toucher une fois au lieu d’y revenir à plusieurs reprises et de délibérer si et quand vous y répondrez ou de vous en occuper ou au lieu de tergiverser, de ne jamais l’ouvrir et d’ignorer son contenu (ou même son existence) alors que vous avez réellement besoin de savoir ce qu’il dit. Ouvrez-le, prenez les informations, envoyez des commentaires si nécessaire et terminez-le.
La règle des deux touches
Si vous avez tendance à recevoir beaucoup d’e-mails nécessitant une réponse et que la règle d’une seule touche ne fonctionne pas bien, vous pouvez passer à une méthode « à deux touches » pour vider votre esprit et être plus productif. Dès la première touche de l’e-mail, décidez si vous devez y répondre immédiatement (en une seule touche) ou s’il s’agit d’une chose à laquelle vous pouvez ou devez répondre plus tard dans la semaine.
Utilisez les fonctions de signalement ou de répétition de votre service de messagerie pour le catégoriser, afin qu’il soit facilement disponible lorsque vous êtes prêt à répondre. Votre premier contact est toujours l’ouvrir tout de suite, c’est la clé. Laisser les e-mails s’accumuler est écrasant, mais les ouvrir immédiatement vous aidera à maintenir la paix dans votre boîte de réception. Déterminer une heure précise pour répondre aux messages non urgents vous permettra également d’être plus productif, car vous saurez que vous y parviendrez et que cela ne vous pèsera pas.
Assurez-vous de prévoir du temps dans votre semaine pour revenir sur les e-mails signalés. Essayez de créer une liste 3-3-3 pour gérer vos tâches, en désignant l’une de vos trois tâches de taille moyenne ou petite pour ouvrir tous ces messages enregistrés.
