Planifier votre journée est un élément important pour être productif. Vous pouvez (et devriez) hiérarchiser vos tâches en fonction de l’actualité et du calendrier pour obtenir un calendrier détaillé et chargé, mais la gestion du temps ne se résume pas à cela. Vous devriez également envisager de diviser non seulement votre journée, mais aussi votre semaine dans son ensemble, pour maximiser la productivité. L’astuce ici est de thème vos journées de travail.
Au lieu de passer d’une tâche à l’autre un jour donné, essayez de regrouper toutes les tâches similaires et de les garer un jour spécifique, lorsque votre emploi du temps le permet. En regroupant des tâches similaires le même jour, vous resterez plus longtemps dans cette « zone », en vous concentrant uniquement sur ce qui doit y être fait. Si toutes les choses que vous avez à faire ont quelque chose en commun, vous resterez concentré sur le thème central du travail de la journée au fur et à mesure que vous passerez d’une tâche à l’autre.
Comment diviser les journées thématiques pour la productivité
Tout d’abord, commencez par réfléchir aux raisons pour lesquelles vous voulez faire ce que vous faites. Je ne veux pas dire que vous devez faire preuve de philosophie, mais ajouter un « pourquoi » à votre liste de choses à faire est précieux. Vous ne voulez pas seulement nettoyer votre maison parce que vous le devez, mais parce que vous voulez un espace sûr et confortable ou parce que votre mère vient vous dire pour une semaine et vous voulez qu’elle se sente à l’aise (et ne vous harcèle pas à propos de toute poussière persistante). Vous ne voulez pas seulement terminer votre grand projet au travail parce qu’il vous a été confié, mais parce que vous souhaitez évoluer dans votre carrière, conserver votre emploi ou obtenir une promotion. Si penser de cette façon vous semble exagéré, essayez de fixer des objectifs SMART autour de vos tâches. Les objectifs SMART sont spécifiques, mesurables, exploitables, pertinents et limités dans le temps (conformément à l’acronyme) et ils vous aident à rester concentré sur la raison pour laquelle vous faites ce que vous faites, ainsi que sur la manière dont vous allez le faire.
Définissez ces intentions pour que vous ayez l’impression d’avoir quelque chose sur lequel travailler. C’est là que les thèmes quotidiens entrent en jeu. Si vous accomplissez des tâches similaires au cours d’une journée, vous vous efforcez d’atteindre une intention (atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé pour le thème de cette journée) et de rester concentré dessus d’une tâche à l’autre.
Disons que vous avez un grand projet au travail. Voici à quoi pourraient ressembler vos trois premiers jours : Pensez à effectuer tous les travaux administratifs le lundi. Désignez des lundis pour répondre aux e-mails, en envoyer de nouveaux, prendre des appels ou planifier des réunions. Assurez-vous de profiter de cette journée pour demander toutes les ressources, détails ou réponses dont vous avez besoin aux autres personnes impliquées dans le projet, afin d’avoir tout ce dont vous avez besoin pour les jours suivants. Les activités créatives, comme le brainstorming ou la conception, pourraient être gérées le mardi, tandis que le mercredi pourrait être consacré à la recherche.
Vous pouvez également thématiser vos journées par projet, selon Leonard Alexandru, directeur de l’ingénierie chez Deloitte, qui a écrit sur la valeur des journées thématiques. Au lieu de consacrer du temps chaque jour à plusieurs projets, envisagez d’attribuer à chaque projet son propre jour de la semaine pour travailler, de sorte qu’un projet qui nécessite une grande concentration sur la gestion devrait prendre une journée entière tandis qu’un projet qui nécessite que vous vous concentriez sur le marketing, les communications, les ventes ou quoi que ce soit d’autre devrait l’être sur un autre.
Pourquoi cela fonctionne (et ce qu’il faut garder à l’esprit)
Je fais cela autour de mon appartement : un jour est consacré au nettoyage de ma chambre, l’autre au salon et un autre à la cuisine. C’est aussi simple que cela et largement applicable au-delà de votre travail. Bon sang, si vous faites de la musculation, vous faites probablement déjà une journée pour les bras, le dos, les jambes, etc. Vous ne feriez pas de tirage latéral le jour des jambes car cela n’aurait pas de sens d’épuiser tout votre corps, ni de détourner votre concentration de vos fessiers et de vos quadriceps.
La raison pour laquelle cela fonctionne est la même raison pour laquelle la répartition des journées de gym fonctionne. Lorsque vous vous concentrez entièrement sur une chose, vous y parvenez mieux, ce qui vous rend plus productif. Lorsque vous jetez tout dans le mixeur métaphorique, vous perdez cette concentration. De plus, le stress de savoir quoi faire à un moment donné a disparu, vous laissant libre de simplement vous rendre au travail. Vous pouvez « manger la grenouille » (c’est-à-dire vous attaquer en premier à votre tâche la plus importante) ou travailler selon un système comme 1-3-5, qui vous demande de vous occuper d’une tâche majeure, de trois tâches de taille moyenne et de cinq plus petites. Avec un groupe thématique, vous n’avez pas à décider de quoi il s’agit ; allez-y.
Essayez de définir le thème de chaque journée comme un événement d’une journée entière sur le logiciel de calendrier que vous utilisez, afin d’avoir un rappel en haut de la page sur les sujets sur lesquels vous devez vous concentrer chaque jour. Le simple fait de savoir que vos jeudis sont réservés aux réunions avec les clients, par exemple, vous soulage de l’anxiété liée au fait de décider quoi donner la priorité ce jour-là ou quand planifier ces réunions. Il élimine la fatigue décisionnelle et vous permet de rester concentré sur votre tâche sans que vous ayez à trop réfléchir à quelle activité devrait avoir lieu à quel créneau au cours de votre semaine chargée.
Évidemment, une réunion nécessaire ou urgente pourrait survenir un jour autre que jeudi. C’est bien de le prendre, bien sûr, mais essayez de garder le cadre général des journées à thème chaque fois que vous le pouvez.
