Révisez votre liste de tâches avec la méthode « ABCDE »

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Un élément majeur de la productivité consiste à hiérarchiser vos responsabilités quotidiennes et à les aborder dans un ordre logique, c’est pourquoi les listes de tâches sont si importantes. Habituellement, je suggère d’utiliser la matrice d’Eisenhower, qui vous aide à trier visuellement les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, mais il existe une autre méthode : la méthode ABCDE, qui vient de Mangez cette grenouille ! : 21 excellentes façons d’arrêter de procrastiner et d’en faire plus en moins de temps par Brian Tracy. De toute évidence, manger la grenouille – ou accomplir chaque jour votre tâche la plus importante et la plus exigeante en premier – est une façon d’aborder les tâches de la journée, mais structurer la façon dont vous ferez le reste est également très important. Voici comment cela fonctionne.

Qu’est-ce que la méthode de productivité ABCDE ?

La méthode ABCDE est un moyen simple de catégoriser tout ce que vous devez faire et de déterminer quelles sont les choses les plus urgentes, les plus exigeantes et les plus pertinentes. Son utilisation peut être une première étape solide pour établir votre liste de tâches, surtout si vous suivez un modèle tel que la liste 1-3-5, qui vous oblige à effectuer une tâche majeure, trois tâches de taille moyenne et cinq petites chaque jour. Déterminer les grandes, moyennes et petites tâches est en fait une tâche en soi (mais elle ne compte pas comme l’une des cinq, désolé).

Cette approche est un peu plus simple que des techniques de priorisation similaires car elle est plus subjective. Lorsque vous planifiez votre journée, vous allez attribuer une note à chaque tâche qui vous attend. Tout d’abord, énumérez tout ce que vous devez faire. Il peut s’agir d’une liste de vos tâches pour la journée, la semaine ou le mois. Vous finirez par tout éliminer. Ensuite, attribuez-leur à chacun une note basée sur ce schéma :

A représente les tâches les plus importantes, comme tout ce qui aura des conséquences si elle n’est pas réalisée. Ce sont les tâches « grenouilles » qui nécessiteront des ressources et du temps, mais elles peuvent aussi être quelque chose qui ne prend pas beaucoup de temps mais qui entraîne une lourde punition en cas d’échec, comme payer une facture à temps.
Les tâches B doivent également être accomplies, mais n’auront pas de conséquences aussi graves si elles ne sont pas effectuées immédiatement. Vous savez que vous devez les faire à un moment donné (de peur qu’ils ne dégénèrent en urgence d’une tâche A), mais vous disposez d’une petite marge de manœuvre. Si vous avez un examen décisif dans un mois, étudier maintenant pourrait être une tâche B, mais si vous attendez trop longtemps, cela deviendra rapidement une tâche A.
Les tâches C n’ont aucune conséquence si elles ne sont pas réalisées, mais ce sont des choses dont il serait bon de s’occuper. Pour moi, une tâche C pourrait consister à répondre à un argumentaire de relations publiques pour dire que je ne suis pas intéressé à interviewer leur client. Je n’avais pas besoin de le faire, mais c’est une bonne chose à faire qui permet de maintenir une relation professionnelle amicale. (À l’inverse, une tâche B consisterait à répondre immédiatement à l’agent publicitaire d’une personne lorsqu’elle essaie de fixer une heure pour une interview. Une tâche A serait faire l’entretien.)
Les tâches D sont tout ce que vous pouvez déléguer à quelqu’un d’autre. La personne à qui vous le confiez ne devrait pas avoir de tâches A ou B qui lui seront retirées ; cela devrait devenir une priorité pour eux, même si ce n’est pas majeur pour vous ou simplement quelque chose dont vous avez confiance qu’ils seront bien faits. C’est là que cela devient un peu subjectif et peut ne pas fonctionner pour tout le monde. Si vous êtes un responsable au travail ou un adulte de votre foyer, c’est assez simple, mais si vous travaillez sur des tâches personnelles, ce n’est pas toujours pertinent. Vous pouvez penser un peu plus abstraitement ici, si cela peut vous aider. Parfois, lorsque j’ai beaucoup de lessive à faire, que je suis trop occupé et que c’est presque une tâche A, je la transforme en tâche D en appelant un service de ramassage et de livraison. Pensez aux choses que vous pouvez externaliser, même si vous n’êtes pas vraiment en mesure de « déléguer ». Même une tâche A ou B comme « planifier le repas de ce soir » ou « nettoyer la maison » pourrait être une tâche D si vous êtes en mesure de commander une pizza ou d’embaucher une femme de ménage. Soyez ouvert à voir les tâches D parmi tout ce qui figure sur votre liste, même si cela demande un peu de pratique, car cela ouvre la voie à plus de A et de B.
Les tâches E sont celles que vous éliminez complètement. S’ils ne servent absolument à rien, n’ont aucune conséquence ou peuvent même vous faire dévier de votre cap, ne les faites pas. Il s’agit cependant d’une note assez relative : disons que vous vouliez aller à l’épicerie et essayer une nouvelle recette ce soir, mais que vous n’avez tout simplement pas le temps. Vous avez suffisamment de nourriture à la maison, vous n’avez donc même pas besoin de plats à emporter. C’est bien de l’éliminer cette fois-ci, mais lorsque vous aurez épuisé toute votre nourriture, le voyage à l’épicerie reviendra sur la liste dans une position plus élevée. Les autres tâches E peuvent ne jamais réapparaître ; ils sont tout simplement sans conséquence. Ignorez-les pour réduire la pression sur vous-même. Même se donner la permission de ne pas faire les choses peut être un facteur de motivation majeur et constitue une méthode de productivité en soi.

Comme je l’ai dit, c’est un peu subjectif et cela peut prendre un certain temps pour comprendre avec précision la catégorisation de vos tâches. Il existe d’autres moyens plus intenses de hiérarchiser vos responsabilités quotidiennes et si vous avez du mal à attribuer une note à vos tâches, vous devrez peut-être essayer quelque chose d’un peu plus axé sur les données. L’objectif ici est d’être rapide et efficace afin que vous puissiez cesser de vous stresser sur ce qui doit être fait, puis lui donner la priorité et commencer simplement à le faire.

Utilisez les notes ABCDE pour être plus productif

Une fois que chaque tâche a reçu une note, commencez à planifier votre journée (et votre semaine et votre mois). Voici où entre en jeu cette liste de tâches 1-3-5 : la seule grande tâche doit être une tâche A, quelque chose qui est urgent et opportun, et/ou nécessite des ressources et une concentration importantes. Les trois tâches de taille moyenne pourraient inclure une tâche plus petite de niveau A, mais elles seront très probablement de niveau B. Pour les cinq tâches plus petites, récupérez les notes B restantes et, si vous le souhaitez, les C.

En ce qui concerne les tâches de niveau D, leur externalisation et leur coordination peuvent encore nécessiter suffisamment de travail pour que la délégation soit considérée comme l’une de vos cinq tâches plus petites, mais cela dépend de l’effort que cela demande réellement et de ce à quoi ressemble le reste de votre journée. Ne tirez pas sur le messager, mais vous devrez peut-être vous rabattre sur une tâche C pour prendre en charge la délégation. Les notes E peuvent simplement être barrées. Allez-y et supprimez-les ou supprimez-les. Cela fera du bien (et sera productif) d’obtenir cette finalité.

Une fois que vous avez organisé les tâches nécessaires pour la journée, envisagez la semaine et assurez-vous de garder à l’esprit toutes les responsabilités de niveau B et de les reporter à une journée qui vous convient si vous n’avez pas le temps ce jour-là. Les remettre à plus tard les transformera en As assez rapidement.

Comme toujours, comptez sur le timeboxing pour planifier la journée à partir de là. Prévoyez du temps pour chaque tâche de votre calendrier, en vous accordant le plus de temps pour les tâches majeures de niveau A et de moins en moins de temps pour les tâches B et C. N’effectuez pas plusieurs tâches à la fois ; au lieu de cela, faites chaque chose dans l’ordre, en commençant par manger la grenouille et en passant par les autres choses une par une jusqu’à ce qu’elles soient terminées. (L’exception ici est que si vous déléguez des tâches, essayez de le faire tôt afin que l’autre personne ait le temps de terminer ce qui devrait également être un travail de niveau A ou B pour elle.)

Évaluer vos responsabilités est un moyen simple de les mettre en perspective et de renforcer votre sentiment d’urgence, ce qui vous oblige à être plus productif. Mettre tout cela dans une liste ordonnée vous donne une structure et une direction, vous fait perdre moins de temps tout au long de la journée et vous donnera un sentiment d’accomplissement lorsque vous avez terminé, ce qui en soi est un gain de productivité.