Une partie de la sagesse qui m’est venue avec l’âge est que, parfois, il est utile de faire les choses comme elles ont toujours été faites. Ce n’est pas parce qu’une chose peut être modernisée qu’elle doit l’être. Le meilleur exemple, pour moi, est l’humble classeur. Oui, vous pouvez (et devriez toujours) numériser tous vos documents, car cela les rend consultables et faciles à trouver, mais il existe toujours de bonnes raisons de conserver un véritable classeur physique chez vous.
Tout d’abord, les classeurs ne sont pas réservés aux dossiers. Celui que j’utilise comporte deux tiroirs pour les dossiers, mais un troisième tiroir plus petit en haut, idéal pour les fournitures de bureau. Je suis un fervent partisan du Triangle organisationnel comme méthode pour garder ma maison en ordre et cette technique nécessite que tout ce que vous possédez ait un espace de stockage désigné et soit stocké avec des objets similaires. Garder ensemble des surligneurs, une loupe, des agrafeuses, etc. avec les choses pour lesquelles vous les utilisez constituent un système organisationnel idéal.
Ceux qui disposent d’un espace de stockage supplémentaire sont généralement plus hauts que vos boîtes de stockage de fichiers uniques, ils offrent donc un espace plat utile qui peut être utilisé pour plus de stockage ou comme surface d’écriture à la rigueur. Si l’organisation tout-en-un vous intéresse, essayez un classeur comme celui-ci :
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Certains documents ne peuvent pas être numérisés
Je suis la personne à qui mes amis et les membres de ma famille font appel lorsqu’ils ont besoin d’aide pour retrouver des documents numériques. Je suis un organisateur méticuleux de mon ordinateur et de mon téléphone et je passe également beaucoup de temps libre (généreusement) à aider mes proches à organiser leurs appareils. Mais j’ai appris ce trait de ma mère, qui est assidue à physique organisation des documents. Lorsque j’ai besoin d’une copie de mon acte de naissance, cette femme peut la produire en quelques secondes car elle est soigneusement placée dans un dossier clairement étiqueté dans l’un de ses nombreux classeurs. De tels documents (certificats, cartes de sécurité sociale, etc.) doivent généralement être des originaux pour être pris en compte lorsque cela est important, comme lorsque vous ouvrez un compte ou obtenez votre passeport. La plupart du temps, les copies numériques ne peuvent vous mener que jusqu’à un certain point. Il est donc essentiel de disposer d’un espace de stockage dédié, étiqueté et organisé pour les éléments réels.
Mais d’autres types de documents nécessitent également un traitement physique. Dans le travail de ma mère, par exemple, certains des documents qu’elle gère sont sensibles et ne peuvent pas être numérisés. Dans ce cas, un classeur verrouillé est son meilleur ami. Les autres documents qu’elle manipule doivent être conservés pendant un certain temps avant d’être détruits. Elle me dit qu’elle ne voit pas l’intérêt de les numériser juste pour les supprimer, alors elle les garde dans un tiroir spécial de son classeur, puis les déchiquette le moment venu.
Ce dont vous avez besoin dans ce cas, c’est d’un classeur verrouillable, comme celui-ci :
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Les deux tiroirs de ce modèle se verrouillent indépendamment avec des clés, ce que j’aime plus que les armoires qui ont une serrure en haut qui contrôle tous les tiroirs.
Les classeurs offrent sécurité et protection
À la suite d’un incident très mémorable au cours duquel mon chien d’enfance a déchiré non seulement les boîtes à dossiers en carton de mes parents, mais aussi les dossiers qu’elles contenaient, ma famille est passée à des classeurs robustes. En plus de celles qui se verrouillent comme les armoires ci-dessus, vous pouvez même en acheter des qui sont résistantes au feu et à l’eau. Oui, vous pouvez protéger vos documents du feu, de l’eau et d’autres menaces physiques en les numérisant, mais il n’en demeure pas moins que vous aurez toujours des documents importants à portée de main chez vous. Au lieu de les empiler sur une étagère, investissez dans un classeur ou une boîte de protection de qualité. Certains sont assez chers, c’est donc une bonne idée de déterminer combien vous avez vraiment besoin de stocker dans quelque chose d’aussi hardcore, mais vous pouvez également en trouver des plus petits, moins chers, comme ceci :
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Conseils généraux sur les classeurs
D’après mon expérience, la meilleure façon d’utiliser les classeurs est de s’intéresser vraiment aux détails de votre organisation. Je parle de dossiers étiquetés pour tout. Chaque année fiscale devrait avoir son propre dossier. Chaque source de revenu, actif et personne de votre famille devrait en avoir un. En plus d’un étiquetage clair, je recommande d’utiliser une variété de couleurs pour représenter toutes les différentes catégories. Vous pouvez obtenir 100 dossiers multicolores pour 18,99 $.
Catégoriser et organiser physiquement vos documents et éléments nécessaires présente de nombreux avantages. J’ai découvert qu’il peut en fait être plus facile d’ouvrir un tiroir et de chercher quelque chose que d’ouvrir et de fermer un tas d’onglets et de fichiers sur l’ordinateur. De plus, lorsque vous prenez le temps d’écrire à la main une étiquette et de manipuler physiquement un document, vous l’ancrez vraiment dans votre esprit. Il sera plus facile de se rappeler où il se trouve, pour la même raison, il est plus facile de se souvenir de notes manuscrites plutôt que de notes numériques lorsque vous étudiez.
Je suis un évangéliste des classeurs, je suppose, et je pense que chaque maison devrait en avoir au moins un. Il n’est pas nécessaire de se ruiner pour le faire ni de tourner entièrement le dos à la modernité. En fait, le moyen le plus simple d’en obtenir un à bas prix est d’adopter la modernité : consultez régulièrement les groupes Buy Nothing sur Facebook ou la section des cadeaux gratuits de Craigslist, car les classeurs y sont généralement abondants. Lorsque les bureaux ferment ou sont rénovés, ils cèdent beaucoup de choses.
