Vous connaissez le scénario : vous avez un tas d’e-mails non lus. Plus il y en a, plus vous êtes anxieux et plus vous tergiversez pour les trier. Comment décidez-vous à quelles réponses répondre et dans quel ordre ?
Même lorsque le nombre de lectures non lues n’est pas écrasant, votre choix peut déterminer le déroulement de votre journée de travail. En général, vous devez choisir un côté entre une approche dernier entré, premier sorti (LIFO) ou premier entré, premier sorti (FIFO) – et, à mon avis, le meilleur choix est LIFO.
Que sont LIFO et FIFO ?
LIFO et FIFO sont des termes issus du monde financier : ils signifient respectivement « dernier entré, premier sorti » et « premier entré, premier sorti ». Ils sont souvent utilisés par les comptables pour décrire l’inventaire, mais peuvent faire référence à tout ce qui reçoit des articles, comme des e-mails. Dans ce contexte, cela fait référence à la pratique consistant à répondre d’abord à vos lectures non lues les plus anciennes ou aux plus récentes, puis à progresser dans la direction opposée à partir de là.
Pourquoi LIFO est-il meilleur que FIFO pour la gestion des e-mails ?
LIFO, ou la pratique consistant à répondre aux e-mails les plus récents avant les plus anciens, est plus courante que le FIFO pour une bonne raison : vos e-mails les plus récents sont les plus susceptibles d’être urgents, pertinents ou de bloquer activement le travail de quelqu’un d’autre car ils restent sans réponse. Pendant ce temps, plus un message vieillit, plus il y a de chances que la fenêtre d’une réponse parfaite soit déjà fermée. À ce stade, stresser pour cela ne vous rend pas comme par magie plus ponctuel, cela vous ralentit simplement. Se concentrer sur ce qui est juste devant vous vous aide à rester réactif et à maîtriser votre charge de travail actuelle, ce qui est généralement ce que votre travail (ou votre vie) récompense réellement.
« Mais et si je laissais les plus âgés trop longtemps ? » tu t’inquiètes. Ne le faites pas : si quelque chose du passé est vraiment urgent ou important, vous obtiendrez un suivi et, même si cela peut être embarrassant pour vous, cela renverra de toute façon le contenu plus ancien disponible sur le territoire LIFO. LIFO repose essentiellement sur l’idée que les problèmes plus anciens se résoudront d’eux-mêmes ou seront ramenés à votre attention s’ils doivent l’être. C’est comme vous accorder la grâce sur ce que vous avez manqué et vous concentrer plutôt sur ce dont vous pouvez vous occuper en ce moment. Cela fonctionne mieux si vous comptez sur lui lorsque vous le devez, mais engagez-vous à traiter le courrier entrant plus rapidement à l’avenir. Si vous manquez trop d’e-mails et devez recevoir trop de suivis, votre réputation en prendra un coup. C’est pourquoi LIFO fonctionne mieux en général : une fois que vous aurez pris l’habitude de répondre au dernier arrivé, vous finirez par ne plus recevoir de messages en premier.
Bien sûr, il peut y avoir des moments où vous ne le faites pas obtenez un suivi ou manquez vraiment quelque chose d’important du passé. Un jour par semaine environ, utilisez le temps que vous avez bloqué pour la gestion de vos e-mails pour fonctionner en mode FIFO, en parcourant vos e-mails dans l’ordre chronologique inverse pour vous assurer de ne rien manquer d’important. Cependant, une utilisation trop cohérente du FIFO peut avoir des conséquences négatives. Si vous travaillez toujours sur des tâches du passé, vous risquez de passer à côté de tâches plus récentes et plus urgentes qui nécessitent une attention immédiate. Gardez-le pendant une journée de temps en temps et utilisez votre temps pour gérer les questions urgentes au quotidien.
Un élément important de l’une ou l’autre stratégie est le timing. Assurez-vous de réserver du temps pour la gestion des e-mails chaque jour, idéalement en utilisant une tactique de planification comme le timeboxing. Consacrer un temps spécifique et ininterrompu à la gestion de votre boîte de réception rend cette tâche plus réalisable et garantit que vous gérerez réellement les e-mails en premier lieu, tandis que le fait d’y répondre sporadiquement tout au long de la journée vous ouvre la possibilité d’être distrait ou de tergiverser plus fréquemment.
Si vous avez du mal à adopter un état d’esprit LIFO, envisagez la méthode « one-touch ». Avec cette approche plus intense, vous vous engagez à ouvrir chaque e-mail dès que vous le recevez. Cela vous obligera à prendre une habitude qui vous fera ne jamais lâcher prise. n’importe lequel l’e-mail s’éloigne de vous. Ouvrez l’e-mail, répondez-y et supprimez-le ou archivez-le, selon si vous en aurez besoin plus tard. Si cela ne nécessite aucune réponse, c’est encore mieux. Planifiez toutes les tâches requises dans votre liste de tâches, puis continuez à avancer. Vous êtes plus susceptible d’accomplir la tâche lorsque vous en avez besoin simplement parce que vous en êtes facilement conscient, car vous avez ouvert le message dès son arrivée.
