Il existe de nombreuses méthodes à essayer dans la quête sans fin d’un moyen de trier et d’affiner nos boîtes de réception bombées. Ils sont suffisamment différents pour qu’il y en ait certainement un qui correspond ou s’approche presque de vos besoins exacts, mais ils ont tous un chose en commun : ils s’appuient sur la chronologie de l’arrivée de chaque e-mail. Essayons de renverser cette approche et, à la place, trions par expéditeur pour éliminer le désordre.
Pourquoi devriez-vous trier votre boîte de réception par expéditeur
Lorsque vous purgez vos messages, vous suivez probablement un système organisationnel, comme les 4D. Vous parcourez et décidez de ce qui est supprimé, fait, délégué ou différé, mais il n’y a pas beaucoup de reconnaissance de formes si vous commencez simplement par le haut et descendez. Les demandes ou la sensibilisation de chaque jour peuvent être différentes selon ce qui se passe à ce moment-là.
Le tri de votre boîte de réception par expéditeur plutôt que par plus récent vous permet de voir quels (ou quels) messages vous recevez le plus. S’il s’agit d’une newsletter ou d’une liste de diffusion, vous pouvez toutes les supprimer d’un seul coup, mais s’il s’agit d’une personne spécifique au travail, vous pourriez recevoir un signal indiquant qu’elle a tendance à avoir besoin d’une réponse de votre part. À partir de là, vous pouvez hiérarchiser leurs e-mails, peut-être en les ajoutant comme contact favori ou en accordant une attention particulière à leur nouvelle correspondance, car vous savez que leurs messages sont plus conséquents que les autres. Même si vous utilisez les méthodes à une ou deux touches, qui vous demandent d’ouvrir chaque e-mail dès que vous le recevez, cela peut être utile car vous ressentirez un sentiment d’urgence autour d’expéditeurs spécifiques une fois que vous aurez identifié les modèles.
Ainsi, au lieu de supprimer ou de déléguer les e-mails un par un, vous pouvez essayer de supprimer ou de traiter des lots entiers de certains expéditeurs pour accélérer le processus de tri.
Comment trier par expéditeur dans Gmail
Dans Gmail, si vous avez déjà trouvé un message provenant de la personne ou de l’entité dont vous souhaitez regrouper les e-mails, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit dans votre boîte de réception et cliquer sur « Rechercher les e-mails de ». Cela vous amène à une boîte de réception contenant uniquement les messages de cet expéditeur. Vous pouvez également accéder à cette boîte de réception en tapant « de : (leur adresse e-mail) » dans la barre de recherche, ou en cliquant sur le bouton de recherche avancée et en saisissant leur nom dans le champ « de ».
Malheureusement, vous ne pouvez pas trier l’intégralité de votre boîte de réception Gmail par expéditeur, et à la place, vous ne pouvez créer des lots qu’expéditeur par expéditeur, mais cela aide toujours à les regrouper.
Comment trier par expéditeur dans Outlook
Outlook est meilleur que Gmail pour cette méthode. En fait, il vous permet de trier l’ensemble de votre boîte de réception non seulement par expéditeur, mais aussi par autres destinataires, taille, etc.
En haut de la boîte de réception, cliquez sur « Filtrer », puis sur « Trier par ». Selon la version que vous utilisez, vous devrez peut-être accéder à l’onglet « Affichage » et appuyer sur « De » dans le groupe Arrangement.
Les e-mails seront classés dans votre boîte de réception par expéditeur, ce qui les rendra faciles à regrouper et à supprimer.
