Pour gérer votre boîte de réception, vous avez besoin de dévouement. Vous avez besoin d’un plan. Vous avez besoin acronymes. L’un de ces acronymes est RAFT, qui vous maintiendra littéralement à flot dans la mer d’e-mails que vous recevez chaque jour. Vous pouvez le combiner avec d’autres, comme LIFO et 4D, pour maximiser ses avantages, mais vous devez d’abord savoir quoi en faire seul.
Qu’est-ce que la gestion des e-mails RAFT ?
RAFT signifie ce qui suit :
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Lire
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Acte
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Déposer
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Poubelle.
Facile! Avec ce système de gestion, vous prenez le temps de lire d’abord un e-mail, puis d’agir comme bon vous semble :si vous devez le faire, c’est-à-dire avant de le classer quelque part ou de le supprimer. C’est essentiellement tout ce qu’il y a à faire, mais cela fonctionne car cela vous oblige à vous concentrer sur chaque e-mail individuel et à faire une évaluation immédiatement, afin de ne rien manquer.
Comme les règles à une et deux touches, celle-ci vous oblige à ouvrir vos e-mails au fur et à mesure qu’ils arrivent. Pour moi, c’est la partie la plus difficile car c’est une habitude que vous devez prendre. Cette approche me rappelle une technique de productivité plus largement applicable que j’utilise souvent, à savoir la règle des deux minutes. Lorsque vous pensez à quelque chose ou que vous êtes invité à y faire face, gérez-le immédiatement. Encore une fois, c’est une habitude qui doit être prise, mais j’aime cette approche pour toutes sortes de besoins de productivité – et avec RAFT, vous disposez d’une série d’étapes suivantes clairement définies après l’avoir ouvert.
Comment tirer le meilleur parti de RAFT
Pour maximiser les avantages, vous devez combiner cela avec un ou deux autres systèmes. Par exemple, combinez RAFT avec la méthode LIFO (dernier entré, premier sorti), qui vous demande de répondre à vos e-mails les plus récents avant les plus anciens. Si vous faites cela, vous agirez toujours pour répondre aux besoins les plus urgents au lieu de rattraper sans fin les choses que vous laissez passer. Si quelque chose du passé est vraiment important, vous recevrez un e-mail de suivi et vous pourrez alors RAFT. Sinon, restez fidèle à vos messages les plus urgents et les plus récents et lisez-les, agissez en conséquence, puis classez-les ou supprimez-les par la suite.
En ce qui concerne le rôle d’acteur, vous pouvez faire appel à la fidèle méthode 4D pour vous aider. Les quatre D sont dsupprimer, doh, ddélégué, ou defer, et ils font référence aux quatre choses que vous pouvez faire avec n’importe quel e-mail. (Supprimer ici est redondant, puisque la « corbeille » fait partie de RAFT, mais c’est bien de renforcer l’idée que les e-mails inutiles devrait être nucléaire.) Soit faites ce que dit l’e-mail, soit déléguez-le à quelqu’un qui le peut, mais continuez à faire avancer le processus rapidement. Si vous ne parvenez pas à le transmettre à quelqu’un d’autre, supprimez-le ou reportez-le (archivez-le). La règle principale de RAFT est que vous devez faire quelque chose avec chaque message, ne l’ignorez pas.
En ce qui concerne le composant de classement de RAFT, assurez-vous d’avoir mis en place à l’avance un excellent système de fichiers. Si vous utilisez Gmail, envisagez d’utiliser les étiquettes comme système d’archives plus organisé, pour rendre plus facilement accessible tout ce que vous choisissez de classer. Vous pouvez étiqueter ces mini-archives par date, par projet ou selon tout ce qui a du sens pour votre récupération, mais soyez cohérent à ce sujet afin de ne pas simplement bannir tous vos messages traités dans les limbes du courrier électronique.
