Je répète toujours comment tout le monde devrait se familiariser et commencer à utiliser le time boxing et le time blocking, les techniques qui vous demandent de planifier votre journée entière à la minute près, en remplissant chaque espace de votre calendrier avec des tâches définies. Je maintiens mon enthousiasme pour les méthodes, mais même lorsque vous boxez toute la journée, vous remarquerez que vous vous retrouvez avec quelques poches de temps aléatoires réparties dans votre emploi du temps. Si vous n’avez pas de plan pour savoir quoi en faire, ils deviendront improductifs. Alors commencez à réfléchir à la manière dont vous pouvez maximiser votre productivité avec des « poches de temps ».
Que sont les poches de temps ?
Les poches de temps sont de petites périodes de temps au cours de votre journée habituelle qui ne sont pas vraiment occupées par quoi que ce soit, mais qui peuvent vous donner un avantage majeur lorsqu’il s’agit de réaliser de grands projets. Ils ne sont généralement pas fiables et ne viennent pas à la même heure chaque jour, voire pas du tout. Supposons que vous réserviez les 45 premières minutes de chaque journée de travail pour vous occuper de votre boîte de réception e-mail. Si vous terminez en 30 minutes un jour, vous disposez de 15 minutes bonus. C’est une poche de temps.
Parce que prendre des pauses et avoir des temps d’arrêt sont essentiels pour rester productif, vous pourriez penser que c’est le moment idéal pour se détendre, parcourir les réseaux sociaux ou autrement flâner, mais je ne suis pas un grand partisan de l’utilisation de poches de temps pour se détendre. Tout d’abord, dans l’exemple ci-dessus, la poche horaire apparaît à peine 30 minutes après le début de la journée de travail. Vous n’avez probablement pas besoin de faire une pause à ce stade. Deuxièmement, vous devriez réellement planifier vos temps d’arrêt. Vous devez savoir quand cela arrive à l’avance, car c’est aussi un élément majeur pour être et rester productif. S’en remettre à des poches de temps imprévisibles est une mauvaise idée.
Deux meilleures façons d’utiliser les poches de temps
La première façon d’utiliser vos petits moments libres pour faire avancer les choses est de vous engager à respecter la règle des deux minutes. Cela fonctionne bien pour les plages de temps auxquelles vous ne vous attendez pas, comme dans l’exemple ci-dessus, lorsque vous terminez une autre tâche avant l’expiration du temps que vous lui avez imparti. Gardez une liste de tâches simples que vous pourriez raisonnablement accomplir en deux minutes, quelle que soit leur importance, comme rassembler la vaisselle de votre espace de travail ou remplir un formulaire. Chaque fois que vous avez une poche de temps inattendue, référez-vous immédiatement à votre liste, choisissez le premier élément et lancez-le. Chaque fois qu’une autre tâche simple de deux minutes apparaît au cours de la journée, ajoutez-la à la liste afin d’avoir toujours une réserve de petites choses à faire pendant les temps d’arrêt imprévus.
L’autre façon d’utiliser vos poches de temps est de noter dans votre emploi du temps quand vous avez une petite pause et d’en tirer parti. Parfois, vous disposerez de 15 ou 20 minutes entre les réunions ou les activités. Au lieu de chercher quelque chose à faire avec eux sur le moment, vous devriez vous attaquer à une plus petite partie d’un projet plus vaste. La meilleure façon d’y parvenir est de créer un tableau Kanban ou quelque chose de similaire, décomposant les tâches importantes en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Glissez les petites tâches des projets plus importants dans ces poches de temps évidentes de votre emploi du temps, ce qui vous aidera à rester plus productif et concentré pendant la journée et vous aidera à rester plus productif et plus concentré pendant la journée. aussi réduisez à quel point vous vous sentez dépassé lorsque vous travaillez sur des activités à long terme. Au lieu de tout faire d’un seul coup, répartissez le travail, en le faisant dans les poches où vous n’avez rien d’autre à faire. Dans ces cas-là, vous devez toujours compter sur le timeboxing pour établir un enregistrement et un calendrier clairs, en notant clairement dans votre calendrier que pendant ces 15 ou 20 minutes, vous travaillerez sur une petite tâche.
