Si vous avez déjà entendu le mot « kanban », vous vous en souvenez probablement, car il est incontestablement amusant à prononcer. Vous l’avez probablement entendu lancer par quelqu’un qui travaille dans un bureau d’entreprise, car il est extrêmement populaire dans ce contexte. Il s’avère que « Kanban » est plus qu’un mot amusant ou quelque chose pratiqué par cet ami dont le travail n’a aucun sens pour vous. Il s’agit d’un système efficace pour planifier des tâches de manière très productive, et il peut être utilisé par n’importe qui, pas seulement par ceux qui utilisent également le jargon de l’entreprise pour expliquer comment ils vont « mettre une épingle là-dedans » et « revenir en arrière ».
Ne soyez pas intimidé. Bien que cela soit un peu compliqué, il ne s’agit en fin de compte que d’une méthode visuelle pour déterminer ce que vous devez faire, ce que votre équipe doit faire et ce que votre organisation doit faire pour atteindre ses objectifs. Cela peut devenir assez compliqué, mais vous pouvez tout à fait le faire vous-même à plus petite échelle pour maximiser votre propre flux de travail et votre productivité.
Qu’est-ce que le Kanban ?
Kanban a été développé par un ingénieur industriel chez Toyota. Le mot lui-même traduit du japonais pour signifier « panneau » ou « panneau d’affichage » et de nombreux fans de kanban utilisent de vieux tableaux blancs ordinaires pour afficher leurs tableaux kanban.
L’idée est que pour faire avancer les choses, vous devez savoir où vous en êtes dans un projet à un moment donné : vous devez savoir dans quel ordre les choses doivent être faites, ce qui a été terminé et ce qui n’a pas été terminé, ce que vous devez faire pour chacun d’entre eux et quand chacun doit être terminé avant que le suivant puisse commencer ou que le projet soit finalement terminé. Sur votre tableau Kanban, vous aurez trois colonnes : une pour le travail qui n’a pas été commencé, une pour le travail en cours et une pour le travail terminé. Vous pouvez les étiqueter « à faire », « en cours » et « terminé ».
Lorsque vous utilisez ce système, toutes les tâches commencent sur le côté gauche du tableau et migrent à travers celui-ci, vous donnant une représentation visuelle de l’endroit où tout se trouve. En plus du petit regain de confiance que vous obtenez lorsque vous voyez des tâches dans la colonne « terminé », cela peut vous aider à voir combien de temps certains processus vous prennent. Pensez à écrire la date de chaque quart de travail de colonne en colonne chaque fois que vous déplacez quelque chose dans l’un des trois, ainsi qu’à écrire la date d’échéance de chaque tâche à côté.
Comment créer un tableau Kanban
Vous disposez de plusieurs options lorsque vous essayez de créer un kanban : vous pouvez créer une feuille Excel très simple avec le nom du projet en haut et trois colonnes pour les tâches à faire, les tâches en cours et les tâches terminées. Laissez-vous de la place pour des notes sur les retards, les exigences particulières ou tout autre élément pertinent à la compétition pour une tâche donnée. Vous pouvez également utiliser des logiciels Kanban prédéfinis d’entreprises de productivité comme Asana et Trello, qui vous permettent d’ajouter des notes, des fichiers et d’autres informations importantes, ainsi que de vous synchroniser avec votre équipe afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
En règle générale, les gens utilisent des tableaux blancs pour cela et écrivent leurs tâches sur des notes autocollantes, ce qui facilite leur déplacement d’une colonne à l’autre. Comme un thermomètre, celui-ci est affiché quelque part dans le bureau et vous pouvez déplacer les notes autocollantes qui correspondent à vos responsabilités au fur et à mesure de votre flux de travail. Si vous réalisez simplement votre propre projet, et non celui d’une équipe, vous pouvez utiliser un petit tableau blanc et le conserver à votre bureau.
