Tout au long de mon parcours académique et professionnel, une chose est restée mon allié constant : Google Docs. Non seulement il est utile d’avoir tous vos documents disponibles, quel que soit l’endroit où vous êtes utile, mais le logiciel lui-même est étonnamment polyvalent et complexe. Je l’utilise depuis plus de 15 ans pour gérer pratiquement toute ma vie.
Je n’ai jamais rencontré quelque chose que je ne pouvais pas faire avec Google Docs, de la signature d’un contrat à la collaboration transparente avec d’énormes groupes de collaborateurs. Il existe d’autres hacks plus petits pour le traitement de texte que vous ne connaissez peut-être même pas, que vous soyez étudiant ou non.
Hacks Google Docs pour les essais et les notes
Une grande partie du travail scolaire est centrée sur l’écriture, des essais aux mémos en passant par les notes. Voici donc les astuces qui vous seront les plus utiles lorsque vous êtes dans la zone sur un papier ou que vous notez des informations en classe.
Modifier le formatage des majuscules
Modifiez facilement la mise en forme des majuscules de tout élément du document en le mettant en surbrillance et en choisissant Formatalors Texte. Au bas du menu, vous verrez Capitalisationet en le survolant, vous obtenez trois options : minuscule, MAJUSCULEet Cas de titre. Lorsque vous tapez accidentellement en majuscules ou que vous devez créer un titre mais que vous ne voulez pas réécrire ce que vous avez déjà, il s’agit d’une solution rapide peu connue qui vous fera gagner beaucoup de temps.
Coller sans formatage
Si j’ai une bête noire avec Google Docs, c’est que le collage sans formatage n’est pas standard. Lorsque je copie quelque chose dans mon document, la dernière chose que je souhaite, c’est qu’il soit dans une autre police ou dans une taille géante. Si vous avez utilisé Google Docs, vous savez qu’il pousse de manière agressive les raccourcis clavier pour une raison quelconque, vous ne pouvez donc pas toujours faire un clic droit (ou quelle que soit la manière dont votre trackpad est configuré pour « clic droit » ou afficher un menu) et appuyez sur Coller sans formatage. Il vous suffit d’apprendre un autre raccourci : Cd + Maj + V sur un Mac et Ctrl + Maj + V sur un PC. Cela signifie simplement ajouter la touche Maj aux deux boutons sur lesquels vous appuyez déjà pour coller, et cela supprime une tonne de frustration.
Utiliser la saisie vocale pour prendre des notes
Facilitez la prise de notes en classe en sélectionnant Saisie vocale de la Outils menu. Une fois que vous avez cliqué sur la petite icône de microphone qui apparaît, tout ce que le micro de votre ordinateur capture sera mis dans le document. Ce ne sera pas parfaitmais il sera modifiable, alors laissez-le noter tout ce que dit votre professeur, puis révisez-le plus tard pour les notes qui correspondent à votre cours.
Révisez vos notes de manière stratégique, ce que vous pouvez également faire directement dans Docs. Voici mes formats de prise de notes préférés. Si vous avez pris des notes à la main en classe, n’oubliez pas non plus de les numériser et de les ajouter dans le Google Doc principal.
Utiliser un dictionnaire intégré pour les articles
Vous pouvez utiliser le dictionnaire intégré de Google Docs dans votre document en accédant à Outils dans le menu supérieur, puis en appuyant sur Dictionnaire. Vous pouvez même surligner un mot dans le document et appuyer sur Commande + Maj + Y pour le rechercher tout de suite. Le dictionnaire apparaît dans la barre latérale de l’écran, vous n’avez donc pas besoin de quitter le document pour rechercher votre mot sur Google. Mieux encore, le bas du panneau affiche des synonymes que vous pouvez échanger dans votre document pour améliorer votre vocabulaire, ce qui est utile lorsque vous rédigez un essai. (Autre astuce de dictionnaire : ajoutez des termes techniques à votre « dictionnaire personnel » afin que le correcteur orthographique arrête de les signaler en cliquant avec le bouton droit sur le mot et en l’ajoutant. Cela fonctionne également très bien pour ceux d’entre nous qui ont des noms de famille étranges.)
Utilisez Rechercher et remplacer pour modifier rapidement des essais
Vous pouvez rechercher et remplacer du texte dans Google Docs en appuyant sur Commande + F. La barre de recherche habituelle apparaîtra en haut à droite de la fenêtre, mais si vous cliquez sur le menu à trois points, vous verrez non seulement Trouvermais Remplacer. Si vous avez mal orthographié le nom de quelqu’un à maintes reprises tout au long d’un essai ou si vous avez utilisé un mot trop souvent, vous pouvez le remplacer rapidement. Vous avez même la possibilité d’effectuer un « Remplacer tout » complet ou de passer d’une instance à l’autre pour décider si vous souhaitez uniquement en remplacer quelques-unes.
Créez une table des matières avec peu d’effort
Insérer une table des matières à partir du Insérer menu si vous avez besoin de garder un long document organisé. Cela ne fonctionne que si vous formatez les titres de vos sections en les mettant en surbrillance, en sélectionnant l’option Format bouton dans le menu, en survolant Styles de paragraphepuis en sélectionnant une option d’en-tête, mais cela crée une excellente table des matières qui se met automatiquement à jour. Si les informations que vous aviez sur la page deux se retrouvent sur la page trois après avoir inséré un paragraphe de texte au-dessus, la table des matières se mettra à jour d’elle-même, vous n’aurez donc pas à le faire manuellement. Vous pouvez également cliquer sur les en-têtes de la table des matières pour accéder rapidement à cette section du document.
Hacks Google Docs pour les projets de groupe
L’historique des versions enregistrera les brouillons perdus et les notes supprimées.
Vous pouvez trouver les anciennes versions de votre document en cliquant sur « Historique des versions » dans le menu « Fichier ». Je ne le savais pas depuis longtemps et je pensais que depuis que Google Docs se mettait à jour automatiquement, toutes les révisions que j’apportais étaient permanentes. Ce n’est pas le cas ! J’écris ceci dans Google Docs en ce moment, et le logiciel a enregistré deux versions différentes au cours des 45 minutes que j’y ai passées. Cela s’avère pratique si quelqu’un supprime quelque chose d’important ou apporte un changement structurel majeur.
Comparez également les documents
Une fonctionnalité similaire s’appelle Comparer des documents et elle est préférable si vous essayez de combiner les contributions de plusieurs personnes ou si vous travaillez sur différents brouillons. Cliquez Outils puis sélectionnez Comparer des documents. Une fenêtre contextuelle vous invitera à télécharger le document que vous souhaitez comparer (comme un brouillon plus ancien ou la version de l’œuvre de quelqu’un d’autre) et à indiquer votre nom afin que les modifications trouvées puissent vous être imputables. Si vous téléchargez le travail d’un partenaire pour le comparer au vôtre, saisissez son nom. Une fois que vous avez téléchargé votre document, Google Docs mettra en évidence toutes les différences et attribuera les modifications à celui qui les a apportées.
Activer les numéros de ligne pour les documents longs ou les projets de groupe
Si vous travaillez avec plusieurs personnes dans un document Google collaboratif, activez les numéros de ligne afin que vous puissiez tous référencer rapidement des parties du travail entre vous. La fonctionnalité ajoute simplement de petits chiffres sur le côté gauche du document. Ceci est particulièrement utile si vous modifiez quelque chose de volumineux, comme une thèse, car cela vous aide à savoir exactement où les informations apparaissent dans votre document. Il est tellement plus facile de dire à votre partenaire de projet qu’il doit aborder un problème à la page deux, ligne sept, que d’essayer de décrire quelle phrase nécessite une attention particulière. Activez ces chiffres en appuyant sur Outilsalors Numéros de ligne. Dans la barre latérale des numéros de ligne, sélectionnez Afficher les numéros de ligne.
Forcer les collaborateurs à travailler sur des copies, et non sur le document Google lui-même
J’ai rencontré ce problème à plusieurs reprises lorsque je travaillais sur des devoirs de professeurs : j’ouvre un lien Google Docs, contenant généralement des instructions pour un projet, et je découvre que leur document n’est pas modifiable. Je dois donc « Faire une copie » qui génère le document une seconde fois dans mes Docs. Les enseignants procèdent ainsi pour pouvoir distribuer facilement une feuille de travail et que tous les élèves puissent la remplir sans affecter la version originale à laquelle tout le monde a accès. Cela fonctionne bien dans ce scénario, mais pourrait également être utile si vous avez besoin que les membres du groupe effectuent un travail indépendant et que vous ne voulez pas que tout le monde tape dans le document principal en même temps. Cliquez sur « Partager » en haut à droite du document, modifiez les paramètres du lien sur « Toute personne disposant du lien » et choisissez « Éditeur » dans la liste déroulante à côté. Ensuite, copiez le lien et collez-le dans tout ce que vous utilisez pour le partager. Avant d’appuyer sur Envoyer, modifiez la fin du lien en remplaçant le mot « modifier » et tout ce qui suit par « modèle/aperçu ».
Utilisez des puces intelligentes et des blocs de construction
Il existe une fonctionnalité plus récente appelée Smart Chips qui vous permet d’insérer des éléments interactifs tels que des dates, des balises, des fichiers et des événements de calendrier directement dans votre document. Vous tapez « @ », comme vous le feriez si vous vouliez taguer quelqu’un sur Instagram, et une liste d’options pouvant être taguées apparaît. Vous pouvez l’utiliser pour marquer les membres du groupe afin qu’ils soient dirigés vers une partie particulière du document, créer un lien vers le matériel source ou ajouter des délais que tout le monde peut voir en un coup d’œil. Une fonctionnalité complémentaire, Building Blocks, vous permet d’ajouter des modèles prédéfinis à l’aide de Smart Chips. Vous pouvez par exemple trouver des notes de réunion ou des suivis de projets. Essayez de taper « @project roadmap » ou « @meeting notes ».
Google Docs hacks pour tout le reste
Vous pouvez (et vous le faites certainement) utiliser Google Docs pour bien plus que simplement rédiger des essais. Voici quelques-unes des choses les plus pratiques que j’ai pu faire avec Google Docs, qui nécessitent généralement plusieurs programmes lors de l’utilisation d’autres logiciels.
Profitez de Google Keep
Enfin, n’oubliez pas Google Keep, l’application de prise de notes qui s’intègre parfaitement à Google Docs. J’utilise Google Keep pour toutes sortes de choses, comme des listes de courses et des idées soudaines et brillantes, mais il est également excellent pour prendre des notes en classe. Appuyez sur l’icône d’ampoule jaune en haut à droite lorsque vous êtes dans un document pour afficher le menu de la barre latérale Keep, qui vous permettra de glisser-déposer des notes et des idées directement dans votre document. Il existe de nombreuses applications de prise de notes, mais si vous êtes un utilisateur fréquent de Google Docs, je vous recommande fortement d’essayer l’intégration Keep pour Docs ici.
Créez des PDF modifiables avec Google Docs (gratuitement)
Vous pouvez transformer vos PDF en documents texte modifiables en les téléchargeant sur votre Google Drive, puis en cliquant sur « Google Docs » dans le menu « Ouvrir avec… ». Je ne savais pas que c’était possible jusqu’à il y a quelques mois, lorsque mon abonnement Adobe a expiré et que je refusais par principe de le payer à nouveau, car je n’avais besoin que d’éditer un seul document. Là peut Il y aura des problèmes de formatage lors de cette opération, mais pour la plupart, j’ai constaté que Google Docs transforme de manière transparente le PDF en texte modifiable, il est donc facile d’apporter des modifications avant de l’enregistrer, à nouveau, au format PDF.
Signez également des documents gratuitement
Signez vos documents en ajoutant un « gribouillage » dans Google Docs. Je trouve les extensions pour Word trop compliquées et les éditeurs de documents en ligne trop chers, donc avant de réaliser que vous pouviez le faire gratuitement dans Google Docs, j’imprimais tous ces documents, je les signais avec un stylo et je téléchargeais des photos d’eux partout où ils devaient aller. Humiliant. Célèbre, j’ai déjà utilisé l’outil doodle dans l’éditeur Instagram Story pour signer un contrat. Au-delà humiliant, bien qu’innovant.
Pour vous connecter dans Google Docs, accédez à Inséreralors Dessinalors Nouveau. Une boîte apparaîtra dans laquelle vous pourrez dessiner. Accédez simplement à l’option de menu qui dit Sélectionner une ligne et frappé Griffonner. Maintenant, griffonnez votre signature dans la case, cliquez sur Enregistrer et vous pourrez l’insérer directement dans le document.
Créez des tâches Google Docs pour rester concentré
Vous pouvez également ajouter des « tâches » dans le texte pour rester sur la bonne voie. Ceci est utile si vous travaillez en collaboration avec un groupe ou si vous avez simplement besoin d’accomplir une tâche importante sur un calendrier particulier. En tapant @tâche dans le document, vous ouvrirez une boîte de dialogue qui vous permettra de nommer la tâche, de la déléguer à quelqu’un (même vous-même) et de définir une date à laquelle elle doit être terminée, afin que vous receviez des rappels. Il est utile de mettre une page vierge au début ou à la fin de votre document complet et d’y ajouter toutes les tâches. Google Docs place également une petite case à cocher à côté de toutes les tâches, afin que vous puissiez les cocher au fur et à mesure.
