Les réunions virtuelles sont essentielles au travail à distance, mais elles peuvent aussi être fastidieuses. Si Zoom est votre plateforme de visioconférence de choix, il existe de nombreuses fonctionnalités cachées que vous pouvez exploiter pour rendre les réunions plus efficaces pour les hôtes et plus attrayantes pour les participants. Voici les meilleurs trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de Zoom.
Utilisez des salles de réunion auto-sélectionnées pour créer un événement de réseautage virtuel
Le réseautage virtuel est déjà gênant, et potentiellement encore plus si vous envoyez des personnes dans des salles de réunion aléatoires pour forcer la conversation. Alors que les participants à la réunion sont généralement automatiquement affectés à des salles de sous-commission, Zoom dispose d’une fonctionnalité qui permet aux individus de choisir leur sous-commission et de se déplacer entre les salles à leur propre rythme. Cela crée une expérience plus flexible qui simule le réseautage en personne : si vous êtes l’hôte, vous pouvez nommer des salles de sous-commission afin que les participants puissent se sélectionner eux-mêmes en fonction de leurs intérêts ou de leurs thèmes.
Cliquez Salles de sous-commissionsélectionnez le nombre de pièces que vous souhaitez créer, sélectionnez Laissez les participants choisir leur salleet cliquez sur Créer. Ensuite, cliquez sur Options ou sur l’icône d’engrenage et vérifiez Permettre aux participants de choisir leur salle et Permettre aux participants de revenir à la session principale à tout moment. Une fois les salles de sous-commission démarrées, vous verrez un Rebaptiser dans la fenêtre des salles de sous-commission, que vous pouvez utiliser pour ajouter un nom à chaque espace.
Pour rejoindre les salles de sous-commission, les participants cliqueront sur Salles de sous-commissionpassez la souris sur le numéro dans la liste et cliquez sur Rejoindre > Rejoindre. Ils peuvent suivre le même processus pour se déplacer entre les salles ou revenir à la session principale. Notez que l’auto-sélection n’est disponible que sur les applications de bureau et mobiles : celles du client Web devront être déplacées manuellement par l’hôte.
Téléchargez un CSV pour pré-remplir les salles de sous-commission pour les grandes réunions
Alternativement, il existe de nombreuses situations dans lesquelles vous devrez affecter les participants à une réunion à des salles de réunion spécifiques, plutôt que de les laisser choisir ou d’utiliser la fonction d’affectation aléatoire de Zoom, par exemple lorsque vous souhaitez vous assurer que tous les membres d’une équipe se rendent dans la même salle. Cela peut être fait manuellement une fois la réunion commencée, mais avec de grands groupes, c’est beaucoup plus facile à faire à l’avance et tout ce dont vous avez besoin est un fichier CSV. Il existe un modèle sur la page d’assistance de Zoom : vous aurez simplement besoin d’une colonne avec les noms des salles de sous-commission et d’une autre avec les adresses e-mail des participants. Lorsque vous planifiez la réunion, accédez à Possibilitésvérifier Pré-attribution de la salle de sous-commission > Importer à partir d’un fichier CSV et faites glisser et déposez votre fichier dans la fenêtre contextuelle. Zoom permet de pré-attribuer jusqu’à 100 salles et 1 000 participants.
Définissez vos diapositives comme arrière-plan virtuel pour simuler une présentation en personne
Lorsque vous présentez en personne à un public, vous vous tenez probablement devant des diapositives projetées, afin qu’il puisse vous regarder, ainsi que votre contenu, en même temps. La fonction d’arrière-plan virtuel de Zoom simule cela en superposant votre vidéo sur votre partage d’écran, afin que les participants puissent voir vos expressions et vos gestes et suivre vos diapositives sans avoir à regarder d’avant en arrière. (Notez que ceci est compatible avec PowerPoint ou Keynote.) Cliquez sur Partager > Écrans et sélectionnez Microsoft PowerPoint de dessous Fenêtres d’applications. Vous pouvez ensuite choisir le type de superposition où votre vidéo apparaîtra :Devant vous affiche sur vos diapositives partagées. Vous pouvez redimensionner votre vidéo et la faire glisser sur l’écran. Puis cliquez Partager.
Partagez l’audio de votre ordinateur pour le son ambiant pendant les pauses
Si vous souhaitez conserver une ambiance spécifique pendant les pauses d’une réunion ou utiliser la musique comme signal de retour d’une pause, vous pouvez partager l’audio de votre ordinateur pour obtenir un son ambiant. Cela fonctionne que vous partagiez ou non votre écran, vous pouvez donc laisser une diapositive contenant des informations pour les participants tout en écoutant de la musique en arrière-plan. Pour partager de l’audio sans partager votre écran, cliquez sur Partager l’écran > Avancé > Audio de l’ordinateur > Partager. Vous pouvez lire de l’audio depuis n’importe où sur votre appareil, y compris les services de streaming musical et YouTube. Si vous souhaitez également partager votre écran, cliquez sur Partager l’écransélectionnez le programme ou le bureau que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager le son > Partager.
Mettez en lumière plusieurs intervenants pour simuler un panel en personne
La valeur par défaut de Zoom est de mettre en surbrillance la vidéo ou l’icône de l’orateur actuel. Selon votre point de vue, cela peut être gênant lorsque les vidéos se déplacent sur votre écran, en particulier lors d’une séance de questions-réponses lorsque de nombreux participants réactivent le son et interagissent avec les présentateurs. Pour éviter le chaos, les hôtes Zoom peuvent mettre en avant jusqu’à neuf personnes en tant qu’orateurs principaux pour apparaître dans la vue des intervenants principaux des participants. (Ceci est différent de l’épinglage d’un participant, qui définit les personnes comme intervenants principaux sur votre appareil uniquement.)
La mise en lumière simule essentiellement un panel en personne, permettant aux participants de voir tous les principaux intervenants sur un pied d’égalité. Les participants restants seront visibles via un défilement en haut de l’écran de la réunion. Pour mettre en avant, survolez la vidéo d’un participant et cliquez sur le bouton trois points > Pleins feux sur tout le monde. Répétez ce processus en sélectionnant Ajouter un projecteur pour un maximum de neuf haut-parleurs.
Ajoutez une vue immersive des lieux de réunion réels
Les réunions virtuelles sont souvent ennuyeuses, mais la vue immersive de Zoom rend une présentation, un cours ou un groupe un peu plus intéressant en plaçant les participants dans des scènes réelles. Au lieu de faire flotter la tête dans de petites boîtes, vous pouvez déplacer les participants pour qu’ils « s’assoient » aux pupitres de la classe, sur des chaises derrière un podium sur scène, ou même sur des bûches autour d’un feu de camp. Zoom propose des scènes prédéfinies, ou vous pouvez télécharger une image de votre bureau ou de votre espace extérieur réel. Ces arrière-plans virtuels peuvent accueillir jusqu’à 25 participants. En tant qu’hôte, cliquez sur Voir > Immersifindiquez si vous souhaitez ajouter des participants à votre scène automatiquement ou manuellement, puis sélectionnez la scène. Presse Commencer pour placer les gens dans une vue immersive. Pour des vues immersives personnalisées, vous devrez déplacer les participants manuellement.
Fichiers audio séparés pour l’enregistrement de podcasts ou de contenu pédagogique
Étant donné que n’importe quelle réunion Zoom peut être enregistrée, il s’agit d’une plate-forme pratique pour créer et enregistrer du contenu collaboratif ou basé sur des conversations, tel que des podcasts, des vidéos pédagogiques, des réunions de conseil d’administration, etc. Cependant, le fait d’avoir plusieurs personnes au micro en même temps peut rendre difficile l’écoute, si les gens se parlent ou si un participant a du bruit de fond pendant qu’un autre parle. Dans ces cas, vous pouvez enregistrer des fichiers audio séparés et les éditer ensemble ultérieurement pour une expérience plus propre. En tant qu’hôte, sur l’application de bureau Zoom, cliquez sur votre photo de profil > Paramètres > Enregistrer et activer Enregistrez un fichier audio séparé pour chaque participant. Cela enregistrera et sauvegardera chaque fichier localement sous le nom du participant.
Configurer un deuxième appareil en tant que « co-hôte » pour gérer les participants et discuter
Organiser une réunion dans laquelle vous devez partager une présentation, regarder le chat et garder un œil sur les participants qui souhaitent participer : c’est beaucoup, surtout si vous essayez de tout faire sur le même petit écran. Une solution de contournement consiste à vous connecter sur un deuxième appareil et à en utiliser un pour le partage d’écran et l’autre pour gérer les participants et l’activité de discussion. Rejoignez la réunion sur les deux appareils : sur votre appareil principal avec les privilèges d’hôte, cliquez sur Participantspassez la souris sur votre autre profil dans la liste, puis cliquez sur Plus > Rendre co-hôte > Confirmer. (Si vous n’êtes pas l’hôte principal de la réunion, vous pouvez toujours bénéficier de privilèges de co-hôte.)
Avec un compte Zoom payant, vous pouvez être connecté simultanément sur deux appareils du même type ou sur un ordinateur à côté d’un téléphone ou d’une tablette. Alternativement, n’importe qui peut se connecter sur un autre appareil sous un autre compte ou en tant qu’invité. Si vous êtes connecté sous le même profil, assurez-vous de couper tout le son sur le deuxième appareil pour éviter les retours.
Personnalisez votre salle d’attente pour partager un agenda en direct et discuter avec les participants
Si vous souhaitez une expérience de salle d’attente plus raffinée (ou intéressante) que la page de destination Zoom standard qui dit « En attente que l’hôte démarre la réunion », vous pouvez personnaliser ce que voient les participants. L’option la plus simple est le titre du texte pour la salle d’attente, mais vous pouvez également ajouter une image, télécharger un logo de marque avec un message ou une description de la réunion, ou inclure une vidéo en boucle (avec ou sans son) qui pourrait être utilisée pour afficher l’ordre du jour de la réunion, les règles de la réunion et un message de bienvenue. Activer la salle d’attente lorsque vous planifiez votre réunion, accédez à Options de la salle d’attente > Personnaliser la salle d’attente > Enregistrer une fois que vous avez ajouté vos personnalisations.
Les salles d’attente Zoom disposent également d’une fonction de chat, afin que les hôtes puissent envoyer des messages à toutes les personnes présentes dans la salle d’attente ou communiquer en privé avec des individus. Cliquez Chat et sélectionnez l’individu ou Participants en salle d’attente pour discuter avec tous.
Utilisez AI Companion pour obtenir un récapitulatif lorsque vous rejoignez une réunion en retard
AI Companion est l’outil d’IA générative de Zoom doté de capacités de productivité telles que la prise de notes, la création de résumés de réunions et l’identification d’éléments d’action. S’il est activé pour une réunion, il peut également répondre aux questions des participants en temps réel. Cela signifie que si vous rejoignez la réunion en retard, vous pouvez obtenir un résumé de tout ce que vous avez manqué sans attirer l’attention sur votre retard. Les questions prédéfinies incluent « Rattrapez-moi », « Mon nom a-t-il été mentionné ? » et « Quelles sont les actions à entreprendre ? » bien que vous puissiez également poser des questions personnalisées. Appuyez sur l’icône AI Companion dans le coin supérieur droit de la réunion et sélectionnez une question proposée ou composez la vôtre. Notez que la fonctionnalité Questions de réunion est disponible uniquement sur les comptes professionnels et d’entreprise et doit être activée par l’hôte.
