{"id":1750,"date":"2024-10-28T14:26:45","date_gmt":"2024-10-28T13:26:45","guid":{"rendered":"https:\/\/vieassociative.be\/actualites\/six-facons-dutiliser-lia-pour-mieux-gerer-votre-courrier-electronique\/"},"modified":"2024-10-28T14:26:45","modified_gmt":"2024-10-28T13:26:45","slug":"six-facons-dutiliser-lia-pour-mieux-gerer-votre-courrier-electronique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vieassociative.be\/actualites\/six-facons-dutiliser-lia-pour-mieux-gerer-votre-courrier-electronique\/","title":{"rendered":"Six fa\u00e7ons d’utiliser l’IA pour mieux g\u00e9rer votre courrier \u00e9lectronique"},"content":{"rendered":"
Devriez-vous confier tout votre travail de messagerie \u00e0 des robots\u00a0?<\/div>\n

<\/p>\n

La technologie semble progresser \u00e0 une vitesse fulgurante, mais d’une mani\u00e8re ou d’une autre, nous communiquons tous encore souvent comme si nous \u00e9tions en 1994\u00a0: le courrier \u00e9lectronique est toujours utilis\u00e9 \u00e0 la fois pour un usage personnel et professionnel, et il ne dispara\u00eetra pas de si t\u00f4t. Bien que vous ne puissiez pas changer les protocoles de communication de la soci\u00e9t\u00e9, ce que vous pouvez changer, c’est votre approche du courrier \u00e9lectronique lui-m\u00eame. Autrement dit, si vous le souhaitez, vous pouvez introduire un peu de technologie moderne, sous la forme d’outils d’intelligence artificielle, dans une norme de messagerie beaucoup plus ancienne.<\/p>\n

La question de savoir si ces nouveaux outils d\u2019IA sont particuli\u00e8rement utiles pour la fa\u00e7on dont vous interagissez avec le courrier \u00e9lectronique est une question de pr\u00e9f\u00e9rence personnelle. Cependant, ces outils faire <\/em>existent et les entreprises continueront \u00e0 les construire et \u00e0 les d\u00e9velopper. Que vous souhaitiez am\u00e9liorer vos comp\u00e9tences en communication de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale ou que vous recherchiez une assistance virtuelle pour enfin atteindre la bo\u00eete de r\u00e9ception z\u00e9ro, consid\u00e9rez ces six fa\u00e7ons d’utiliser l’IA avec votre courrier \u00e9lectronique.<\/p>\n

Sur l’acc\u00e8s aux outils d’IA par courrier \u00e9lectronique<\/h2>\n

Il existe de nombreuses applications d’IA d\u00e9di\u00e9es \u00e0 tous types d’usages (r\u00e9daction d’e-mails ou autres), mais vous pouvez ignorer la grande majorit\u00e9 d’entre elles en toute s\u00e9curit\u00e9. D’une part, ils veulent g\u00e9n\u00e9ralement votre argent : Help Scout, par exemple, a rassembl\u00e9 une liste de diff\u00e9rents assistants de messagerie IA, y compris le sien, qui vont de 4 $ \u00e0 un \u00e9norme prix. 49\u00a0$<\/em> par utilisateur et par mois. (Leur propre programme co\u00fbte 40 $ par utilisateur et par mois, pour ce qu’il vaut.) C’est, de l’humble avis de cet sceptique de l’IA, absurde.<\/p>\n

Au contraire, si vous souhaitez int\u00e9grer l’IA dans votre flux de travail de messagerie, je pense que vous feriez mieux de vous fier soit \u00e0 des outils gratuits et accessibles, tels que le chatbot gratuit de Copilot, soit d’essayer les programmes int\u00e9gr\u00e9s aux applications et plates-formes de messagerie que vous utilisez d\u00e9j\u00e0. . Pour ce dernier, je pense \u00e0 des options comme Copilot de Microsoft avec Outlook, qui n’est pas bon march\u00e9 non plus : son utilisation n\u00e9cessite deux abonnements : Copilot Pro (20 $ par mois) et Microsoft 365 (6,99 $ par mois ou 69,99 $ par an). ).<\/p>\n

L\u2019une ou l\u2019autre option peut vous y amener pour la plupart, mais ci-dessous, je couvrirai \u00e9galement une situation particuli\u00e8re dans laquelle vous devrez vous tourner vers une solution tierce payante.<\/p>\n

Comment utiliser l’IA avec votre courrier \u00e9lectronique<\/h2>\n

R\u00e9daction de vos messages<\/h3>\n

Si vous passez une grande partie de votre journ\u00e9e (ou peut-\u00eatre la majorit\u00e9) \u00e0 r\u00e9diger des e-mails, vous pourriez vous sentir un peu \u00e9puis\u00e9 au moment de r\u00e9diger ce dernier message avant l’heure de fermeture. L\u2019une des \u00ab promesses \u00bb de l\u2019IA est qu\u2019elle peut g\u00e9rer le travail \u00e0 votre place. Dans ce cas, vous pouvez essayer de vous y fier pour r\u00e9diger vos e-mails en votre nom, afin de ne pas avoir \u00e0 les saisir vous-m\u00eame.<\/p>\n

Bien entendu, vous n’avez pas besoin que l’IA s’ex\u00e9cute directement dans ou \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de l’application de messagerie de votre choix pour ce faire. Vous pouvez toujours demander au chatbot de votre choix de r\u00e9diger un e-mail sur un sujet de votre choix, puis copier et coller les r\u00e9sultats dans votre e-mail.<\/p>\n

Cependant, si vous \u00eates pr\u00eat \u00e0 le faire, vous pouvez compter sur les outils int\u00e9gr\u00e9s pour faire de m\u00eame. Copilot, par exemple, fonctionne directement dans Outlook, via la fonctionnalit\u00e9 Draft with Copilot. Vous tapez le type de message que vous souhaitez (ie Informer l’\u00e9quipe que nous avons le feu vert sur le projet, avec une date limite \u00e0 la fin du mois), et elle r\u00e9digera votre email. <\/p>\n

Quelle que soit la m\u00e9thode que vous utilisez, l\u2019IA r\u00e9pond probablement \u00e9galement aux commentaires. \u00c9tant donn\u00e9 que l\u2019IA est sujette aux erreurs, vous devrez peut-\u00eatre apporter quelques corrections. L’IA de votre choix prend probablement en charge les r\u00e9visions de leurs sorties. Si l’e-mail r\u00e9dig\u00e9 par l’IA ne fait pas tout \u00e0 fait mouche, vous pouvez partager ce que vous aimeriez voir \u00e0 la place et l’IA r\u00e9\u00e9crira le message en cons\u00e9quence. La mani\u00e8re dont les robots prendront en compte vos commentaires d\u00e9pendra probablement de la fa\u00e7on dont ils sont con\u00e7us. Pour Copilot, par exemple, vous pouvez soit simplement envoyer une autre invite avec vos r\u00e9visions, soit choisir l’option \u00ab\u00a0R\u00e9g\u00e9n\u00e9rer\u00a0\u00bb qui donne une nouvelle chance au brouillon.<\/p>\n

Relecture de vos \u00e9crits<\/h2>\n

La v\u00e9rification orthographique vous a probablement sauv\u00e9 la peau \u00e0 plusieurs reprises. (Je sais que cela a sauv\u00e9 le mien.) Mais m\u00eame si la v\u00e9rification orthographique est excellente pour d\u00e9tecter les mots mal orthographi\u00e9s et que les v\u00e9rifications grammaticales d\u00e9tectent \u00e9galement les probl\u00e8mes de syntaxe, elles ne remplacent pas un \u00e9diteur externe qui peut jeter un regard objectif sur votre \u00e9criture dans son ensemble. et identifier les domaines qui n\u00e9cessitent des am\u00e9liorations.<\/p>\n

Si vous n’avez pas de coll\u00e8gue disponible pour analyser votre brouillon d’e-mail, vous pouvez essayer d’utiliser un outil d’IA pour d\u00e9tecter les \u00e9l\u00e9ments que vous avez peut-\u00eatre vous-m\u00eame manqu\u00e9s. Disons que vous avez d\u00e9cid\u00e9 d’\u00e9crire l’e-mail vous-m\u00eame, mais que vous ne faites pas confiance \u00e0 vos propres yeux pour le lire attentivement et d\u00e9tecter les erreurs ou les maladresses. Vous pouvez copier le texte de l’e-mail et le coller dans un chatbot, et demander au robot de relire votre \u00e9criture pour les fautes d’orthographe et de grammaire, ainsi que pour la clart\u00e9 g\u00e9n\u00e9rale.<\/p>\n

Une fois que le texte semble bon \u00e0 vous et au bot, copiez-le et collez-le simplement dans votre application de messagerie et envoyez-le. <\/p>\n

B\u00e9n\u00e9ficier d’un coaching sur votre \u00e9criture<\/h2>\n

Au-del\u00e0 de la simple relecture, Microsoft propose une fonctionnalit\u00e9 appel\u00e9e \u00ab Coaching by Copilot \u00bb qui propose des conseils sur la mani\u00e8re d’am\u00e9liorer vos comp\u00e9tences en r\u00e9daction d’e-mails. Cela peut \u00eatre utile dans les cas o\u00f9 vous sentez que votre courrier \u00e9lectronique doit \u00eatre envoy\u00e9, mais vous ne savez pas comment ni o\u00f9.<\/p>\n

Copilot offrira des conseils sur trois cat\u00e9gories cl\u00e9s\u00a0: Tonifier<\/strong> (vous pourriez peut-\u00eatre \u00eatre un peu plus formel dans votre message \u00e0 un client), Sentiment des lecteurs<\/strong> (il est peut-\u00eatre possible de r\u00e9pondre aux pr\u00e9occupations du destinataire plus que vous), et Clart\u00e9<\/strong> (donnez-vous suffisamment de d\u00e9tails dans votre r\u00e9ponse pour r\u00e9pondre aux questions du destinataire ?) Copilot proposera \u00e9galement des exemples sp\u00e9cifiques de choses que vous pourriez dire qui correspondent \u00e0 ses conseils. Si vous aimez l’une des suggestions, vous pouvez les copier et les coller dans votre courrier \u00e9lectronique.<\/p>\n

\n
\n \"Coaching\n <\/div>\n<\/p><\/div>\n

Changer le ton de vos messages<\/h2>\n

Les d\u00e9veloppeurs d\u2019IA pr\u00e9sentent depuis longtemps leurs technologies comme d\u2019excellents outils pour r\u00e9\u00e9crire vos brouillons sur un ton diff\u00e9rent. Si votre premi\u00e8re tentative d’envoi d’un e-mail est trop informelle, par exemple (peut-\u00eatre parce que vous avez laiss\u00e9 passer des frustrations latentes, ou parce que vous \u00eates trop habitu\u00e9 \u00e0 envoyer des messages \u00e0 des amis plut\u00f4t qu’\u00e0 des coll\u00e8gues), vous pouvez essayer de marquer un robot pour r\u00e9\u00e9crire l’article avec un ton plus professionnel. Si votre \u00e9criture a tendance \u00e0 \u00eatre sto\u00efque et guinch\u00e9e, vous pouvez charger l’IA de la rendre plus amusante et plus l\u00e9g\u00e8re, en fonction de la personne \u00e0 qui vous envoyez l’e-mail.<\/p>\n

Copilot dans Outlook, par exemple, propose ces outils dans un menu d’\u00e9dition dans la fonction \u00ab Draft with Copilot \u00bb. Vous pouvez choisir entre \u00ab\u00a0Direct\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Neutre\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0D\u00e9contract\u00e9\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Formel\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0En faire un po\u00e8me\u00a0\u00bb. (Les entreprises aiment souvent ajouter au moins un changement de ton \u00ab\u00a0amusant\u00a0\u00bb au mixage, que vous l’utilisiez r\u00e9ellement ou non.)<\/p>\n

Utilisez cependant ces fonctionnalit\u00e9s avec prudence. L’\u00e9criture sur l’IA a ses bizarreries et ses tendances qui peuvent \u00eatre \u00e9videntes pour quiconque y est attentif. Vous remarquerez peut-\u00eatre un langage fleuri lorsque l\u2019IA essaie de r\u00e9\u00e9crire un message pour le rendre plus personnel, ou des choix de mots \u00e9tranges lorsque vous rendez un message plus s\u00e9rieux.<\/p>\n

R\u00e9sumer un long fil de discussion ou d’e-mail<\/h2>\n

M\u00eame si vous ne souhaitez pas utiliser l’IA pour un travail cr\u00e9atif, cela peut vous int\u00e9resser lorsque vous lisez de longs e-mails ou de longs fils de discussion. Si vous disposez de Copilot dans Outlook, par exemple, vous trouverez un nouveau bouton \u00ab\u00a0R\u00e9sumer\u00a0\u00bb en haut de votre bo\u00eete de r\u00e9ception. En l’utilisant, l’IA analysera un e-mail ou un fil de discussion particulier et r\u00e9sumera les points cl\u00e9s pour vous. Copilot attachera \u00e9galement des num\u00e9ros \u00e0 des points forts sp\u00e9cifiques, afin que vous puissiez voir d’o\u00f9 dans l’e-mail ou le fil de discussion le bot a extrait ces informations. <\/p>\n

\n
\n \"Copilot\n <\/div>\n<\/p><\/div>\n

G\u00e9rer votre bo\u00eete de r\u00e9ception<\/h2>\n

\u00c9tonnamment, la plupart des robots IA de messagerie traditionnels sont principalement con\u00e7us pour cr\u00e9er et r\u00e9sumer des e-mails, et n’offrent pas beaucoup de fonctionnalit\u00e9s pour g\u00e9rer r\u00e9ellement votre bo\u00eete de r\u00e9ception. Ils ont tendance \u00e0 donner la priorit\u00e9 \u00e0 la g\u00e9n\u00e9ration de texte plut\u00f4t qu\u2019\u00e0 la gestion des messages.<\/p>\n

J’imagine que cela va changer dans un avenir proche (je serais choqu\u00e9 si Microsoft n’investit pas dans des solutions de gestion de messagerie IA), mais d’ici l\u00e0, vous devez vous tourner vers des options tierces si vous souhaitez profiter de ces fonctionnalit\u00e9s ici. et maintenant. <\/p>\n

Une option qui semble int\u00e9ressante est Sanebox, une extension bas\u00e9e sur l’IA que vous pouvez utiliser avec la plupart des services de messagerie, y compris Outlook. Voici un bref aper\u00e7u des principales fonctionnalit\u00e9s de l’IA\u00a0:<\/p>\n

    \n
  • \n

    Il y a SanePlus tard<\/strong>qui filtre les messages les moins importants de votre bo\u00eete de r\u00e9ception pour que vous puissiez les consulter plus tard. <\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    San\u00e9box<\/strong> filtre ensuite les futurs e-mails de ces exp\u00e9diteurs vers ce dossier. <\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Si l’e-mail en question est une newsletter, une publicit\u00e9 ou tout autre message que vous ne souhaitez plus revoir, il y a SaneBlackTrou<\/strong>qui filtre ces e-mails et les supprime en votre nom.<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Enfin, il y a le Nettoyage en profondeur par e-mail<\/strong>: Vous pouvez demander \u00e0 l’IA de rechercher les e-mails ant\u00e9rieurs \u00e0 une date sp\u00e9cifique et elle rassemble les messages dont elle pense que vous n’avez pas besoin dans vos archives. Vous recevrez une liste de tous les e-mails trouv\u00e9s et choisirez de les enregistrer ou de les supprimer.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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